Egy HR szolgáltató munkaügyi folyamatai Jira Service Managementben
Challenges
A HR-Rent Kft. korábban a belső működését MS Outlook alapon kezelte, de a napi ügyek növekvő száma (50-100 bejövő email / nap) miatt a rendszer egy idő után fenntarthatatlanná vált. A növekvő létszámú kölcsönzött dolgozó egyre több munkaügyi kéréssel fordult a céghez, mint például:
- munkáltatói igazolás kérése,
- fizetésemelési igény, vagy
- bankszámla változás bejelentése.
Azonban ezek az ügyek, kérések sokszor elvesztek a rendszerben, illetve megkésve, vagy csak részben oldódtak meg.
A már-már kaotikus működés következtében jónéhány elégedetlen kölcsönzött dolgozó kilépett, ami feszültségekhez vezetett a cégen belül. Mindezek eredményeként a cég korábbi dinamikus fejlődése lelassult, ezért a cégnek sürgősen egy új megoldásra volt szüksége.
“A problémák visszavetették a terveinket, a növekedési pályánk lelassult, mindez pedig komoly belső ellentéteket szült. Az utolsó pillanatban voltunk, mikor elhatároztuk, hogy új megoldásra van szükségünk.” - Nyaka Gergely, Külföldi Üzletágvezető, HR-Rent Kft.
Summary
Iparág: Üzleti szolgáltatások
Régió: Közép-Európa
Elvárások:
- Zárt dolgozói kérelemkezelő rendszer
- Megbízható, átlátható szoftver a munkaügyi adminisztrációs folyamatok támogatására
Bevezetett termék(ek):
Jira Service Management
Solution
A cég a dolgozói kérelmek kezelésére egy olyan zárt rendszert keresett, amelyben:
- Az adatok és kérések nem vesznek el.
- A kérések, ügyek állapota nyomon követhető.
- Az adott üggyel kapcsolatos minden információ, esemény és kommunikáció egy átlátható, központi felületen rendelkezésre áll.
A cég az IT szolgáltatójához, az InfoComplex Kft-hez fordult segítségért, aki az Atlassian Jira Service Management (JSM) megoldását ajánlotta, és a META-INF Kft-t annak bevezetésére. A META-INF egy 15 órás pilot projekt keretében bemutatta a JSM alapvető képességeit, amely maximálisan meggyőzte a HR-Rent Kft. vezetőit, hogy erre a megoldásra van szükség a dolgozói kérelmek kezeléséhez.
Néhány hónapos csúszással ugyan, de az éles rendszer 2023 nyarán elindult. A cég folyamatosan bővülő funkcionális igényei, a cég működési folyamataihoz illeszkedő kisebb-nagyobb testreszabások, illetve a komplexebb workflow-k fejlesztési időigénye egyaránt hozzájárultak az eredetileg tervezett határidő módosításához. Azonban mind a HR-Rent mind pedig a META-INF részéről a támogató hozzáállásnak, és az elhivatott fejlesztőknek köszönhetően a rendszer nagyobb problémák nélkül elindult, és azóta is zökkenőmentesen üzemel.
Result
Az indulást követő finomhangolások után a HR-Rent egy jól működő munkaügyi adminisztrációs rendszert kapott, amely teljesen kiváltotta (és ésszerűsítette) a korábbi, kaotikus Outlook alapú működést. Jelenleg, a Jira Service Management 15 Agent-es Standard verziójával 12,500 ügyet kezelnek. A munkaügyi folyamatok megbízható kezelése mellett a cég egyfajta minőségbiztosítási rendszerként is tekint a JSM rendszerre. Az eredeti elvárásokon túl sokkal többet kapott a HR-Rent a Jirával, mint például a központi irányítópultot és sok extra funkciót.
A közeljövő tervei között szerepel:
- a Confluence mélyebb megismerése,
- oktatóanyagok készítése az új kollégák számára,
- újabb kérelemtípusok létrehozása,
- a Jira-alapú működés kiterjesztése további operatív területekre (pl. pénzügy), és
- a JSM összekötése a cégcsoporton belül használt egyéb ügyviteli szoftverekkel.
“A Jira jól működik, minden funkcionális igényünket kielégíti, sőt még többet is nyújt, mint amit vártunk. Egyértelmű, hogy nemcsak az IT szolgáltatási területen használható jól a megoldás.” - Nyaka Gergely, Külföldi Üzletágvezető, HR-Rent Kft.
About the client
A HR-Rent Kft. több mint 15 éves tapasztalattal rendelkezik a munkaerő-kölcsönzés és munkaerő-közvetítés terén. Az alkalmazásukban álló munkavállalók száma évről évre dinamikusan növekszik. Állományukban jelenleg közel 1800 fő dolgozik, akiknek szállítását és szállásoltatását is igény szerint megszervezik. A cégnek jelenleg több, mint 60 belső munkatársa van.
About the partner
About the product
Jira Service Management
A Jira Service Management (JSM) az Atlassian vállalati szolgáltatásmenedzsment megoldása az üzleti csapatok számára. Az olyan belső csapatok, mint a HR, a marketing vagy a létesítménygazdálkodás sokféle szolgáltatást nyújthatnak a JSM segítségével, mint például az alkalmazottak felvétele, a weboldal-kérések megválaszolása vagy a műszaki karbantartás.
Forrás: Egy HR szolgáltató munkaügyi folyamatai Jira Service Managementben | 25. Magyar Atlassian Meetup
If you want to try out Email This Issue, check it out on the Atlassian Market Place or contact our team for further assistance!
In-depth expertise, knowledge transfer and Atlassian apps from the highest-level Atlassian partner.