Hogyan válasszunk projektvezetési módszertant?

A módszertant egyrészt a vállalati kultúrához, másrészt az adott projekthez igazítjuk. Tapasztalatunk szerint nincs ultimate módszertani megközelítés, amit minden vállalatnál lehet alkalmazni. Már csak azért sem, mert a vállalati kultúra, vagy az adott projekt jellemzői erősen befolyásolják a különböző módszertanok működőképességét.

‍

Milyen módszertanokról is beszélünk?

Nem vállalkozunk arra, hogy minden módszertant itt most felsoroljunk, de a legelterjedtebbekről pár szót említünk:

• Vízesés-modell: az egyes fázisok teljes mértékű elvégzése után következik a következő fázis, konkrétan: Létrejön a projektterv (scope, budget, timing), utána a specifikáció, majd az IT megoldás specifikációja, fejlesztés, tesztelés, végül a megoldás átadása.
• Agilis modell: a fentebb említett fázisokat kisebb részekre (storykra) bontjuk, és a kisebb, önállóan is értékteremtő egységeket illesztjük egymás után, így figyelembe tudjuk venni az iterációk közben érkező változásokat, és a steakholderektől érkező visszajelzéseket
• Scrum - egy agilis metódus, amely sprintekre bontja a megvalósítást, a csapatok közötti kommunikációra épít, alapvetően az átláthatóságra, önvizsgálatra, és a folyamatos adaptációra épít.
• Kanban - szintén agilis metódus, elsősorban a munka vizualizációjára épít, a szűk keresztmetszetek azonosítására fókuszál, és a munka haladását helyezi előtérbe.
• Lean - elsősorban gyártásra optimalizált metódus, amely értékközpontú, a projekt során generált felesleg (erőforrás, nyersanyag, stb.) optimalizálására fókuszál

‍

Az elmúlt évtizedben az agilis megközelítés hatalmas teret hódított, rengeteg vállalatnál történt agilis átállás. Jó is az agilitás, de az a tapasztalatunk, hogy van amikor a projekt szkópot vagy a budgetet nem lehet szétbontani, így a vízesés és az agilis módszertanok keverednek. Az Atlassian termékek alapvetően támogatják mindkét metódust, illetve akár ezek keveredését is.

‍

Az biztosan látszik, hogy messze nem csak a módszertan számít, amikor egy projekt sikerességét vesszük górcső alá. A tapasztalatunk az, hogy az egyik leginkább megtérülő megközelítés az értékalapú projekttervezés és kivitelezés. Mit is jelent ez?

‍

Értékalapú projekttervezés

‍

Egy projekt sikerességét nem mindig a projekthez szorosan köthető jellemzők (határidők teljesülése, büdzsé tartása, felhasznált erőforrások) adják, hanem a projekt által létrehozott produktum teljesítménye. Ez azt jelenti, hogy a projektet az általa megvalósított értékek alapján mérjük. Ha például a projektünk arról szól, hogy szélessávú internet infrastruktúrát építsünk, akkor nem az átadott infra elemeinek mennyiségét mérjük, hanem azt, hogy végül mekkora az adott településen mért tényleges végfelhasználói sávszél.Ez a fajta megközelítés segít minket abban, hogy a vállalat számára is értékes projektet valósítsunk meg. Ha ez érték, mint fő célkitűzés a projekt minden résztvevője számára ismert és vonzó, akkor eredményorientáltak lesznek, ezért a célért fognak dolgozni, és nem csak a saját feladatuk elvégzése lesz a cél.

‍

Erőforrás management

‍

A tervezés során nem lehet 100%-ban bookolni mindenkit, főleg nem hosszútávon. Ez általában oda vezet, hogy ha csak egyetlen projekt változik, akkor minden borul. A megoldást az jelentheti, hogy a hosszabb távú becsléseknél csak nagyvonalúan (“T-shirt size” címkézéssel) foglaljuk be az erőforrásokat, így nagyobb a rendszer rugalmassága.

‍

A PMI által végzett kutatásokban a projektek elbukásának top 20 tényezője között évek óta számtalan olyan összetevő szerepel, amely a túltervezésre és a projekt menedzsment rugalmatlanságára vezethető vissza. Ha valami miatt csúszás következik be (márpedig ez szinte mindig megtörténik), akkor általában irgalmatlan munka az újratervezés, az üzleti érdekeket lekövető prioritások ismételt beállítása. 

‍

Tipikus probléma, hogy a tervezés során nem kerülnek azonosításra a szűk keresztmetszetet jelentő területek; ilyen pl. A kulcsfigura-probléma. Szinte minden szervezetben léteznek azok az emberek, akikre valamilyen oknál fogva túl sok feladat hullik, és szimplán az ő teljesítőképességük határa lesz a projekt csúszás oka. Ezek előzetes kiszűrése sokszor lehetetlen, mivel a probléma sokszor emberi tulajdonságokban keresendő - vannak azok az egyének, akik nem tudnak nemet mondani, okosak, hozzáértők, és egyszerűen csak túl jószívűek, mindenkinek segítenek, akik elakadnak, így végül akaratlanul is túlvállalják magukat.

‍

Talán sokak számára nyilvánvaló, de azért megemlítjük, hogy az erőforrástervezés egyik kulcsa a BAU (Business as Usual) erőforrásokkal való számolás, vagyis: szinte minden munkavállalónak vannak projekten kívüli feladatai, ezeknek a szintén “T-shirt sizing” jellegű betervezése elengedhetetlenül fontos, tehát itt is megfelelő ráhagyás kell. A nagy kérdés az, hogy a tervezési fázisban hogyan tudjuk mégis elkerülni, hogy bizonyos erőforrások üresjáraton pörögjenek. Erre nincs jógyakorlat az adott erőforrástól függ, egy kulcsember típusú embernél nyilván a nagyobb ráhagyás működik, míg egy nagyon specifikus munkát végző ember esetében jobban lehet közelíteni a 100%-ot.

Nyomonkövetés

‍

A nyomonkövetés során az egyik kritikus dolog a munkaidő nyilvántartás, itt több dolgot is figyelembe kell vennünk.

‍

Egyrészt: mennyire sajátította el a munkavállaló a kialakított rendszert - ez vezető oldali feladat is, hiszen sokszor nem triviális az adminisztráció (gondoljunk csak egy automatizmusokkal, alfeladat generálással, automatikus hozzárendelésekkel teletűzdelt munkafolyamatot, kellhet hozzá megfelelő képzés és támogatás is, ezeket biztosítani szükséges a megfelelő eredmény elérése érdekében.

‍

Másrészt: a kialakított rendszerben mennyire egyszerű vagy nehézkes az adminisztráció - ez inkább vezetői feladat, a projekt kialakításakor kell törekedni az egyszerűségre, vagy szükség esetén a már fentebb említett képzésre, támogatásra.

‍

Harmadrészt: a munkavállalók mennyire motiváltak az adminisztrációban, ami mint tudjuk, mindig a munka szívás része; nem ez az a munkafázis, amiért a mérnökök, tanácsadók leginkább rajonganak. 

‍

Ebben a motivációban sokat segít, ha a munkavállaló látja egyrészt a nagy képet, akkor el tudja helyezni a saját munkáját is a rendszer egészében, ez a megértés mindig motiváló: “Tudom, hogy kis hangyaként hogyan hajtom a fogaskerekeket, amik végül a teljes gépet hajtják.”

Az is motiváló hatású, ha látja, hogy a csapat többi tagja hol tart a munkájában - ha mindenki más is adminisztrál, akkor ő is adminisztrálni fog, hiszen ha mindenki hatékonyan halad a dolgaival, akkor ő is összeszedi magát.

A vezetőnek is kulcsszerepe van itt, hiszen a riportok alapján könnyen kiszúrhatják, hol van elakadás, és tudják ösztönözni, coacholni a lemaradókat. Szintén vezetői eszköz egy, már a kezdetekkor beépített motivációs rendszer, amelyben különböző súlyokat elhelyezve az egyes feladatokhoz a munkavállalók valamilyen pontokat gyűjthetnek a feladatok megoldásával és/vagy rendes adminisztrálásával. Ezek a pontok akár egy csapatépítőn valamilyen játékos módon, vagy akár tényleges juttatásként is értékre válthatók.

‍

A nyomonkövetéshez tartozik még egy fontos tapasztalatunk, amit úgy lehet legegyszerűbben megfogalmazni, hogy nem várhatunk el 100%-ot a munkavállalóktól. Hagyni kell helyet a hibázásra is. Egyrészt lehet, hogy valami több erőforrásba kerül a tervezettnél, másrészt lehet, hogy a munkavállaló sem naplóz pontosan, nem indította el a trackert időben, rendszeren kívül oldott meg valamit valahogyan, vagy szimplán túlterheltség miatt nem jut ideje az akkurátus logolásra. 

‍

A META-INF Nagy Produktivitás Körkép névre hallgató kutatásában azt láttuk, hogy a szellemi foglalkozásban dolgozó munkavállalók 39%-a nem használ semmilyen platformot a más kollégáknak szánt feladatok kezelésére, átadására, nyomon követésére. Ezeknél a cégeknél tehát lehetetlen olyan projektek létrehozása és menedzselése, ahol a fentebb tárgyalt, projektekkel kapcsolatos irányelvek alkalmazhatók lennének.

‍

Ha szívesen megtudnál további részleteket arról, hogyan optimalizálhatóak az erőforrások, mi kell a hatékony döntéshozatalhoz, és hogyan válik az üzleti értékteremtés egyre inkább a projektek fókuszába, olvasd el Projektmenedzsment Solution Brief-ünket!

A témát feldolgozó ingyenes Solution Brief itt tölthető le:

Letöltés most

‍

‍