A Karácsonyi Tatu története – és ami mögötte van

Az ünnepekhez közeledve legyen történetünk főhőse a Karácsonyi Tatu (The Holiday Armadillo, ha valaki angolul nézte a Jóbarátokat). A főnökétől azt a feladatot kapja, hogy készítsen egy jól használható folyamatleírást arról, hogyan lehet a tatuk városát minden évben megfelelően feldíszíteni karácsonyra. Lelkesen vág bele a munkába, és nap mint nap lelkiismeretesen halad vele.

A vezetője szeretné látni, hogy áll a projekt, ezért rendszeres státuszmegbeszéléseket hív össze. Itt Karácsonyi Tatu bemutatja, hol tart, és mit végzett el eddig. A megbeszélések végén a főnök megkérdezi tőle, hogy mivel fog haladni a következő időszakban, de ezen túl nem fűz hozzá semmilyen visszajelzést.

Egy idő után hősünk elbizonytalanodik. Nem tudja, hogy jó irányba halad-e, szükséges-e változtatnia, vagy elég, ha ugyanúgy folytatja a munkát. A következő meetingeken sem változik a helyzet, így a motivációja lassan csökken, és ezzel együtt romlik a munka minősége is. Kevesebb rész készül el, és azok sem olyan professzionálisak, mint korábban. Bár a folyamatleírást határidőre leadja, érzi, hogy lehetett volna jobb is. Arra pedig végképp rájön, hogy hasonló feladatot legközelebb nem szívesen vállalna.

A történet másik oldala – mit lát a vezető?

A vezető szemszögéből mindez egészen másképp fest. Talált egy lelkes és hozzáértő kollégát, akire rábízhatott egy fontos feladatot, amely ráadásul a saját felettesétől, a polgármestertől érkezett. Neki is rendszeresen beszámolási kötelezettsége van, ezért természetes számára, hogy időről időre számon kéri a haladást.

Úgy látja, hogy Karácsonyi Tatu szépen halad, a készülő anyag jó minőségű, és ez megnyugvással tölti el. Azzal pedig, hogy a meetingeken rákérdez a következő lépésekre, csupán az érdeklődését szeretné kifejezni. A folyamat végéhez közeledve észreveszi ugyan, hogy mintha csökkent volna a lendület, de ezt a fáradtságnak tulajdonítja. Amikor végül megkapja a kész dokumentumot, elégedetten használja fel, és örül, hogy ilyen megbízható munkaerővel dolgozhat. Már a következő feladaton gondolkodik, amit rábízhatna.

Mit mutat meg a történet?

A fenti példa célja, hogy könnyebben beleéljük magunkat a visszajelzés hiányából fakadó helyzetekbe. Jól látható, mi siklott félre:

• Visszajelzés nélkül az ember bizonytalanságban van, és nem tudhatja, jó úton halad-e.
• A motiváció gyorsan el tud tűnni, ha úgy érzi, csak egy futószalag része.
• A szellemi munkát végzők esetében a megerősítés és az iránymutatás különösen fontos.
• Vezetőként kulcsfontosságú, hogy világosan adjuk át az elvárásokat és a célokat.

A visszajelzés kulturális sajátosságai

A visszajelzés témaköre nálunk, magyaroknál különösen érdekes. Jól érzékelhető, hogy kulturális nehézségek vannak mind a visszajelzés adása, mind annak fogadása terén. Fontos megérteni, hogy itt nem az éves – jó esetben féléves – értékelésekre gondolunk, hanem a napi munka során felmerülő alkalmakra, amikor lenne lehetőség megerősítést vagy útmutatást adni.

A visszajelzést adó fél nehézségei

A legnagyobb probléma gyakran maga a visszajelzés hiánya. Ha nem osztjuk meg a kiadott feladat célját, nem várhatjuk el, hogy a munkatárs valóban elköteleződjön mellette. A jó munka alapja az átlátható kommunikáció és a motiváció fenntartása. Ha valakit személytelenül kezelünk, ha csak „letudjuk” a státuszmegbeszéléseket, akkor éppen azt a kapcsolódást veszítjük el, ami a teljesítményt mozgatja.

A vezetői visszajelzés hatalmas erőt adhat. Egy őszinte elismerés komoly motivációs tényező, egy jól megfogalmazott, tiszteletteljes kritika pedig fejlődési irányt mutat. Arra azonban fontos figyelni, hogy a dicséret legyen hiteles, a kritika pedig mindig a munkára, ne az emberre vonatkozzon. A cél a támogatás, nem a minősítés.

A visszajelzést fogadó fél dilemmái

A fogadó oldalon is vannak nehézségek. Sokszor még a megérdemelt dicséretet sem tudjuk természetesen elfogadni. Reflexből szabadkozunk, kisebbítjük a teljesítményt, vagy elütjük a témát. Felmerül a kérdés: miért érezzük dicsekvésnek, ha vállaljuk, hogy jól dolgoztunk?

Mit veszítenénk azzal, ha egyszerűen csak annyit mondanánk:
„Köszönöm a visszajelzést. Jól esik, hogy ezt mondod. Sok munkát fektettem bele, örülök, hogy segíthettem.”
Ez egy érett, tárgyilagos reakció, amelyben nincs semmi túlzás, mégis vállalja a teljesítményt.

A kritikával sem könnyű szembenézni. Még a jó szándékkal adott, építő megjegyzéseket is hajlamosak vagyunk személyes sértésként értelmezni. Pedig hatalmas lehetőség rejlik abban, ha meghallgatjuk, átgondoljuk az okát, és – ha szükséges – meg is beszéljük az érintettel.

Miért fontos mindez?

Nem célom részletesen bemutatni, hogyan kell visszajelzést adni; erre könyvek és tréningek sora létezik (pl. F. Várkonyi Zsuzsa – Tanulom magam, Dr. Thomas Gordon - V.E.T. Vezetők könyve, Ken Blanchard, Spencer Johnson – Egyperces menedzsment). Én sem tartom magam mesternek ezen a területen, hiszen a visszajelzés valódi ereje a mindennapi gyakorlatban mutatkozik meg.

A cél csupán az, hogy felhívjam a figyelmet a témakör fontosságára. A legtöbben közös célért dolgozunk – projekteken vagy vállalaton belül –, és vezetőként felelősségünk, hogy támogassuk a csapattagokat. A rendszeres, jól megfogalmazott visszajelzés ennek az egyik leghatékonyabb eszköze.

A visszajelzés mint együttműködés

A megfelelően adott és éretten fogadott visszajelzés valójában egyfajta együttműködés. Azt mutatja, hogy mindkét fél egy csapatként gondolkodik, közös egységnek érzi magát, és tudja, hogy ugyanazért a célért dolgoznak. Ez a fajta kooperáció erősíti a bizalmat, növeli a teljesítményt és hosszú távon stabilabbá teszi a munkahelyi kapcsolatokat.