Évtizedekkel ezelőtt egy munkahelyen jóval körülményesebb volt különböző munkatársaknak, vagy akár részlegeknek együtt dolgozni. Még akkor is nehézkesen lehetett ezt megoldani, ha ugyanazon a telephelyen tartózkodtak, hiszen így is időzíteni kellett a megbeszéléseket, fizikailag megoldani a dokumentumok és más források átadását, megosztását. A több telephellyel működő, esetleg multinacionális szervezeteknél pedig hatványozottan megnehezítette az együttműködést a távolság. Egy mai munkahelyen már kiterjedt lehetőségek vannak a valóban hatékony csoportmunkára a belső hálózatok, a vállalatirányítási és projektmenedzsment-megoldások, valamint a felhő alapú megoldások révén, és tény, hogy ezt egyre több vállalat fel is ismeri, hiszen működésükhöz elengedhetetlen az együttműködési lehetőségek modernizálása. De itt is akadnak csapdák és fogalomzavarok, amelyek néha tévútra vezethetnek.

Mi a kollaboráció? A latin kifejezés egyszerűen lefordítható a magyar együttműködés szóra, és a vállalati fogalomtárban azt a folyamatot takarja, amikor két vagy részleg, vagy munkacsoport egy közös cél elérése érdekében közösen dolgozik. Ez a cél sokféle lehet, egy minden szereplő bevonását igénylő projekt megvalósítása, egy termék vagy szolgáltatás kifejlesztése, vagy egy hosszabb távú stratégiai cél megvalósítása.

‍

Miért fontos a kollaboráció a vállalati működésben?

Ha a szervezeti egységek csapatmunkája valóban jól működik, az a vállalat számára sokféle előnnyel járhat, mind a belső működéssel, mind pedig a cég sikerességével kapcsolatban. Címszavakban íme a legfontosabbak:

Hatékonyságnövelés

Az egymással együttműködő részlegek vagy csapatok gyorsabban képesek megoldani a feladatokat, a munkavégzés gyakran egymás után végzett részfeladatok helyett szinkronban történik, ráadásul a problémák orvoslásától a tudásmegosztáson át a motivációs lehetőségekig az egyes résztvevők egymás munkáját is megkönnyítve, hamarabb és jobb eredménnyel zárhatják a projekteket.

Versenyképesség

Az idő pénz, ezért a közösen elvégzett, ezért gyakran gyorsabb munka egyértelmű versenyelőnyt jelent, de ugyanígy a konkurencia előtt járhatnak a kollaboráció különféle formáit jól kihasználó szervezetek az általuk kínált termékek és szolgáltatások minőségével, valamint a gazdaságosabbá váló működés előnyeivel egyaránt.

Innováció elősegítése

Több szem többet lát - ismét egy közhely, ami itt viszont nagyon is igaz. Az együttműködő csapatok szakértelme összeadódik, az egyes munkafázisok hatékony kiosztásával idő és energia allokálható a fejlesztésekre, a tudás megosztása pedig mindenki számára könnyebbé teheti az újító ötletek megteremtését.

Digitális munkakörnyezet

A korábbi csoportmunka-megoldások gyakran időrabló módon, a motivációra és a hatékonyságra negatív hatással jártak, de a modern, strukturált, digitális megoldások lehetőséget teremtenek arra, hogy minden csapat és akár minden egyén a saját tempójában, a neki valóban szükséges információk teljes birtokában végezze a különféle részfeladatokat időtől és helytől függetlenül.

‍

Kollaboráció vagy kooperáció: mi a különbség?

Az együttműködés bevezetését több rétegen keresztül lehet igazán hatékonyan megvalósítani, hiszen ugyanúgy szükség van az elvi síkon meghozott döntésekre - tehát a szándék meghatározására, az így létrejövő lehetőségek felvázolására és a munkafolyamatok szabályozására -, valamint a kollaboráció gyakorlati támogatására, mint amilyen a megfelelő technológiai háttér létrehozása vagy a jogosultságok beállítása. De már az előkészítő szakaszban érdemes egy fontos különbséget felismerni: az új rendszer csak egyszerre, vagy valóban együtt elvégzett munkát eredményez-e.

Közös felelősségvállalás

A kooperációt elősegítő megoldások bevezetése is fontos lépés persze, de ez alapesetben csupán annyit eredményez, hogy módszereket biztosít az egyidejű munkavégzésre, bizonyos erőforrások megosztására. A kollaboráció ezen felül azt az elvi kérdést ülteti át a gyakorlatba, hogy az adott projekt sikere mindegyik részleg és résztvevő közös felelőssége, ezért hatékonyabb és biztosabb sikerrel kecsegtet.

Közös döntéshozatal

A kooperáció során a résztvevők megelégszenek azzal, hogy egyetlen, "felülről jövő" döntési folyamat alapján mindenki elvégzi a munka rá eső részét. A valódi együttműködés azonban azt is lehetővé teszi, hogy az egyes csoportok saját tudásukat megosztva segítsék a döntések közös meghozatalát, így minden ilyen pontnál biztosított a megfelelő szaktudás és háttértámogatás.

Munkamegosztás helyett közös alkotás

Amikor a kollaboráció során az egyes résztvevők belelátnak a folyamat egészébe, megismerhetik más csoportok módszereit, motivációját, megértik az ő haladásuk részleteit, egyszerű fogaskerekekből sokkal többé válhatnak. Átlátva a közös munka előnyeit, jóval motiváltabban és kreatívabban válhatnak az egész részeivé, ezáltal minőségibb eredményt létrehozva.

‍

A hatékony kollaboráció feltételei és előnyei

Ahogy már kitértünk rá, az együttműködés akkor igazán hatékony, ha minden szinten előkészülünk a bevezetésére és folyamatában is odafigyelünk a részletekre. Nem elég csupán a szándékot jelezni, vagy épp az eszközöket "bedobni a közösbe": a kollaboráció megtervezése, megismertetése a résztvevőkkel, valamint a működés felügyelete egyaránt kihagyhatatlan. Ezt a folyamatot többek között az alábbiak mentén érdemes felépíteni.

Világos célok és vezetői támogatás

"Mostantól egy nagy család vagyunk!" - ehhez hasonló divatos, de üres megfogalmazások gyakran elhangzanak, de nehéz mindezt a gyakorlatba is átültetni. A kollaboráció bevezetésekor nem csak meg kell határozni az így elérhető előnyöket, de kommunikálni is kell az érintettekkel: milyen lehetőségeket hoz, milyen módszerekkel tervezzük ezt elősegíteni és kinek mi lesz a feladata. Ezután pedig szintén nem szabad elengedni a résztvevők kezét, hanem folyamatos támogatásra, az észrevételek átgondolására, a szükséges változtatások alkalmazására napról napra szükség van.

Kommunikáció és bizalom

Bármilyen furcsán is hangozhat a konzervatív gondolkodású vezetők számára, a kollaboráció első körben az abban részt vevő csapatokért, a benne dolgozó emberekért van, és ennek másodlagos eredménye az, hogy a közös munkájukkal eredményesebb, gazdaságosabb, gyorsabb, versenyképesebb lesz a szervezet. Épp ezért az új módszerek és eszközök alkalmazásában szavazzunk bizalmat az ezt használóknak és tartsuk fent a kétirányú kommunikációt, hiszen egyrészt így erősíthetjük a munkatársak elhivatottságát, ezzel alapozhatjuk meg, hogy a rendszert és eszközeit tényleg ki tudják használni, valamint mi magunk is hamar megtudjuk az esetleges hibákat, fejlesztési lehetőségeket.

Silók lebontása, információmegosztás

Kénytelenek vagyunk ismét közhellyel indítani, de a "senki sem egy sziget" megközelítés itt kap valódi jelentést. Azzal ugyanis, hogy a munka során az egyes részlegek minden lehetséges információt elérhetővé tesznek a többiek számára, nyílttá és átláthatóvá válik a teljes folyamat. Ami eddig "ti hogyan csináljátok...?" vagy "megkaptuk, de nem értjük..." jellegű visszakérdezési, megerősítési körök során tisztult ki, az most már folyamatosan, akár automatikusan megoldható és megválaszolható kérdésekké tisztul.

Gyorsabb döntéshozatal, jobb ügyfélélmény

A fentiek eredménye egyértelmű. Felesleges körök, módszertani nyomozások, a szinte semmiből érkező új információk helyett átláthatóbb, összefogottabb minden projekt, tehát a kapcsolódó döntések meghozatala is gyorsabbá válik. A résztvevők pedig azt érezhetik, hogy jóval nagyobb százalékban koncentrálhatnak saját munkájukra, szakértelmükre, jobban kihasználhatják az idejüket és kreatív energiáikat, amely a motivációra is jó hatással van.

‍

Tipikus kihívások a kollaboráció során - és megoldásaik

Természetesen semmilyen új folyamat bevezetése nincs buktatók, kérdések nélkül. Egyrészt a munkatársak és csapatok könnyen belesüppedhetnek a "mindig is így csináltuk" közönyébe, de jelentkezhetnek náluk olyan félelmek is, amelyeket épp a tájékozatlanság táplál. Az együttműködés új módszereinek kialakításakor - sőt, leginkább már a tervezés során - számoljuk bele azt is, hogy ezeket az akadályokat, kérdéseket, félelmeket kezelnünk kell. Nézzünk néhány tipikus példát!

Ellenállás

Miért kell megváltoztatni, ami eddig is működött? Általános és az emberi természetből fakadóan érthető kérdés. Épp ezért a kollaborációs átalakítások előtt és közben is érdemes folyamatosan bemutatni az így elérhető előnyöket, mind a szervezet egésze, mind pedig a résztvevők szempontjából. Hasznos lehet többek között példákat felhozni olyan esetekre, amelyek a korábbi gyakorlatban nehézséget, lassítást, körülményességet jelentettek, és bemutatni, hogy az együttműködés hogyan oldhatja fel ezeket.

Bizalomépítés

"Persze, majd a másik csapat is belekotnyeleskedik a dolgomba!" - mondhatja valaki, amikor szembesül a közös munkavégzés terveivel. Ilyenkor is a kommunikáció, valamint a jól megtervezett és folyamatok összessége segít, hiszen ha az egyes csoportok látják, hogy a kollaboráció során szabályok segítik azt, kinek mi a szerepe, és mindenki csak nyerhet a máshonnan érkező tudás, tapasztalatok és könnyebben elérhető információk révén, az efféle bizalmi kérdések könnyen megoldhatók.

Technológiai akadályok és integráció

A legjobb elméleti tervezés után is hasra eshet a kollaboráció bevezetése, ha nem gondoljuk át részletesen a gyakorlati folyamatot. Végig kell nézni, hogy a jelenleg használt informatikai rendszer milyen akadályokat gördít a hatékony csoportmunka elé, az általunk bevezetni tervezett új eszközök okozhatnak-e konfliktusokat a meglévőkkel. Az eddig használt folyamatok leváltását részletesen dokumentálni kell, hogy mindenki könnyen és gyorsan beletanulhasson a friss módszerekbe és az átállás gyors, zökkenőmentes lehessen.

A kulturális változás kezelése

A fentiek összességeként érdemes szem előtt tartani, hogy a kollaboráció megvalósítása az egész szervezet életében nagy váltás. Épp ezért annak minden szegmensében fontos meghonosítani az új megoldások iránti elkötelezettséget, jelezni a vezetői támogatás folyamatos meglétét, az egymás közötti kommunikáció előnyeit.

‍

Atlassian System of Work: az integrált együttműködés új modellje

Az Atlassian System of Work egy olyan keretrendszer, amely a kollaboráció minden területét lefedi és hatékony megoldásokkal segíti, hogy az együttműködés valóban hatalmas előrelépést jelenthessen. A vállalatvezetők 42 százaléka úgy véli, vállalatuk egy évtizeden belül elveszítheti versenyképességét, amennyiben nem képes a folyamatos megújulásra. Az innováció azonban nem csupán új termékekről vagy szolgáltatásokról szól, a valódi átalakulás a csapatok hatékony együttműködésével kezdődik. Ehhez pedig egy olyan, többszintű megoldás, mint a System of Work, minden segítséget megad. Nézzük az alappilléreket!

A munka összehangolása - Alignment

A célok meghatározása és az ehhez szükséges feladatok kiosztása a kollaboráció alapja. Akár a forgalom x százalékos növekedése, akár a pozitív vevői értékelések feltornázása a cél, az ehhez vezető út folyamatának kialakítása segít a résztvevőknek abban, hogy valóban a fontos feladatokra koncentrálhassanak és egymástól is a valóban szükséges információkat, részmunkákat várják el. A célok, és a megvalósítás aktuális állapota folyamatosan látható mindenki számára, ahogy az is, hogy épp mely folyamatok szükségesek a továbbhaladáshoz.

A csapatok közötti koordináció - Coordination

"Már megint kire kell várni?" Az ehhez hasonló kérdések könnyen eltűnhetnek, hiszen a rendszerben világosan látszanak az egyes részlegek feladatkörei, a határidők és a részfeladatok állapota is. A csapatok így valóban a számukra leginkább megfelelő tevékenységekkel foglalkozhatnak, és ha ehhez valamire szükségük van másoktól, szintén könnyen megtudhatják, kihez forduljanak. 

Autonómia és hatékonyság - Autonomy

Senki sem dolgozik szívesen úgy, hogy valaki - akár virtuálisan - folyamatosan a hátuk mögött áll, újabb és újabb direktívákat hangoztatva, számon kérve és figyelmeztetve. A rendszerben rögzíthető akár csapatonként, de csapattagonként is, ki mivel foglalkozik, mik az elvárások, a folyamatban lévő munkák vagy épp a kész és ellenőrzés alatt álló feladatok. Ezáltal, ugyan a kontrollra folyamatosan lehetőség van, de mindenki tisztán láthatja és megtervezheti saját munkamódszereit, tempóját tudva a követelményeket és határidőket.

A munkafolyamatok láthatósága - Visibility

Ha valaki szeretné átlátni a sokféle csapat által végzett részfeladatok összességéből azt, hogy a teljes projekt hogy áll, azonnal észrevéve az esetleges lassító tényezőket, problémás területeket, könnyen megnézheti egyfajta idővonal-folyamatábra hibrid segítségével a részleteket, de ebből láthatja azt is, hogy a teljes megvalósulás felé vezető folyamat hogy áll, hol érdemes beavatkozni, változtatásokat eszközölni, segítséget nyújtani.

Folyamatos fejlesztés - Continuous improvement

A kollaborációs módszerek bevezetése nem jelenti azt, hogy innentől minden magától működni fog. A fenti elemek segítségével lehetőség nyílik arra, hogy folyamatosan láthassuk, milyen területeken szükséges további fejlesztés, új eszközök, módszertanok alkalmazása, a csapatok vagy egyes munkatársak képzése, információk megosztása. A kollaboráció megteremtése nem egy újabb merev rendszer létrehozását jelenti, hanem egy olyan élő-lélegző entitásét, amely követi az igényeket, villámgyorsan reagál a hatékonyságot befolyásoló tényezőkre.