Jira email értesítések – De mégis hogyan tartsak rendet köztük?

Mi az egyik legzavaróbb dolog munka közben? Kihagyni egy nagyon fontos emailt vagy éppen millió felesleges spamet kapni.

Vegyél egy nagy levegőt, és képzeld el, ahogy ülsz az irodában – vagy ezekben az szokatlan időkben az otthonodban – és próbálsz bekerülni a munka flowba. Amikor minden klappol, a szavak csak ömlenek ki belőled, a megoldások szinte maguktól jönnek, és észre se veszed, ahogy a produktív órák elrepülnek. Most képzeld el ezt állandó felesleges email értesítésekkel, amelyek állandóan kizökkentenek ebből az állapotból.

A Thomas Jackson és kollégái által végzett kutatás kimutatta, hogy egy email értesítés által okozott félbeszakítás közel olyan erőteljes hatású, mint egy telefoncsörgés.

Az email küldés kulcsfontosságú a jó kommunikációhoz és a csapaton belüli koordinációhoz. Van azonban ami szintén kulcsfontosságú: a Jira. Egy projekt alatt millió kisebb-nagyobb változás történhet a táblákon, amelyeknek kommunikálásában a Jira segít. De fontos megjegyezni, hogy ez nem azt jelenti, hogy minden egyes újdonságról minden egyes hozzáadott felhasználót értesíteni kell. Ha a csapattagok a bejövő értesítésekben úsznak, akkor valószínűleg nehezebben jut el az információ a megfelelő emberhez. Így pont a kommunikációt és koordinációt megkönnyítő jellegét veszítjük el az emailnek.

De mik is azok a Jira értesítések pontosan? Ha egy esemény történik a Jira szolgáltatásainak használatákor a rendszer értesíti azokat a felhasználókat, akikre hatással volt a változás. Változtatás lehet az issue-ban (feladatokban/ügyekben): annak létrehozása, frissítése, hozzárendelése, komment hozzáfűzése stb.

Ebben a blog posztban segítünk Neked eligazodni a Jira email értesítés menedzsmentjében, és megoldást kínálunk az értesítések áradatára az Email This Issue plugin segítségével.

Csapjunk is bele!

A Jira értesítés típusai – Hogyan tudok értesülni a változásokról?

A Jira számos fajta értesítési típust támogat: tudsz készíteni push notification-öket a telefonodra, plusz be lehet vonni az alapszolgáltatások mellé kiegészítőket. Például itt olvashatod, hogy hogyan lehet a Jira Cloud-ot és a Slack-et összekötni a Jira Cloud app segítségével. Még arra is lehet az Atlassian Marketplace-en kiegészítőt találni, hogy számítógépes asztali értesítéseket kapjunk a változásokról.

És természetesen ott van a mindenki által jól ismert és használt email értesítés.

A Jira háromfajta módon küld email értesítéseket: csoportosítva (batched), elkülönítve (separated) és egyéb (other) módon.

A felhasználók úgy érezték, hogy túlzás minden egyes változásról külön-külön értesítéseket kapni, így az Atlassian megoldásként létrehozta a csoportosított (batched) emaileket. Így egy emailben olvashatóak azok az események, amelyek egymáshoz időben közel történtek. Jira Cloud-on ez a funkció már alapértelmezett, de Jira Server-en lehetséges ezt igény esetén bekapcsolni vagy kikapcsolni (a System > Batch notifications menüponton, az alapból bekapcsolva fogod találni).

Az egyéb (other) kategóriába azok az események tartoznak, amelyek semmilyen módon nem állnak kapcsolatban az issue-k változásával.

Értesítési sémák

Egy issue életciklusa alatt, ahogy korábban is említettem, több esemény is bekövetkezhet, amelyekről a felhasználókat fontos értesíteni. A Jira lehetőséget biztosít az értesítések beállításainak a sematizálására. Ez azt jelenti, hogy bizonyos események értesítéseit bizonyos email címekkel kapcsolhatunk össze. Elérhető egy előre beállított értesítési séma a „Default Notification Scheme", amely alapértelmezetten hozzá van rendelve minden projekthez, de természetesen lehet ezt személyre szabni a saját igényeink alapján is.

Jira értesítési sémák – Hogyan lehet személyre szabni?

Ha az értesítések beállításával kapcsolatban egy felhasználó nehézséget tapasztal, akkor nagyon fontos megtudni, hogy egyéni problémáról van-e szó vagy a probléma az egész csapatra hatással van. Globálisan be lehet állítani a szabályokat, de az egyének a saját igényeikre igazítva módosíthatnak azokon. A következőkben ismertetjük, hogy hogyan tudod finom-hangolni az értesítési sémádat. Mindig tartsd észben, hogy egy-egy sémát lehetséges, hogy több projekt is használ!

Ha Jira adminisztrátorként vagy bejelentkezve, teljeskörű engedélyekkel

Nem megfelelő a „Default Notification Scheme"? Csinálj egy sajátot!

• Menj a Beállítások > Ügyek > Értesítési sémák oldalra!
• Itt tudod szerkeszteni/törölni a már létező sémákat, illetve újakat is létre tudsz hozni.
• Ha az „Értesítésekre" kattintasz, akkor lehetőséged van bizonyos események értesítéseit a megfelelő címzettekkel összekapcsolni.
• Az újonnan létrehozott értesítési sémát fel tudod használni a kívánt projektnél, ha a Beállítások > Projekteken belül kiválasztod a Projektbeállítások > Értesítéseket. Itt keresd meg a Műveletek legördülő menüt, és választ ki a „Use a different scheme" opciót.
• A Jira Cloud legújabb verziójában az adminisztrátorok munkájának megkönnyítése végett bevezették, hogy egy új projekt létrehozásakor lehet választani, hogy az „Company managed" vagy „Team managed" legyen. Ha az előbbi van kiválasztva, akkor van lehetőségünk a fent említett módon megváltoztatni az értesítési sémát.

• Az adott projekt éppen hozzárendelt sémáját is tudod szerkeszteni, ha a Projektbeállítások > Értesítések oldalon vagy. Itt beállíthatod, hogy a projekttel kapcsolatos értesítések milyen email címről érkezzenek.
• Ha a „Team managed" típus van kiválasztva a projekt létrehozásakor, akkor itt tudod megváltoztatni a sémát, méghozzá úgy, hogy az garantáltan nincs hatással más projektre.

• Ezen az oldalon is megadhatod, hogy az adott esemény által elindított értesítés, mely pozíciójú felhasználónak legyen elküldve.

Ha szeretnél változtatni az értesítéseken, de nem adminisztrátorként vagy bejelentkezve:

• Válaszd ki a Profil > Személyes beállítások menüpontot!

• Legörgetve láthatod a következőket:
• „Kövesd az ügyeket": Ha minden egyes issue-val kapcsolatban szeretnél értesítést kapni, amellyel valaha kapcsolatba kerültél, akkor itt választd ki az „Engedélyezve" lehetőséget.
• „Ügytevékenység e-mail értesítései": Ha egyálalán nem szeretnél értesítéseket kapni, akkor azt itt kikapcsolhatod. Ha szeretnél kapni, de szűrni szeretnéd azokat, akkor a jelölőnégyzetek segítségével megteheted.

Email This Issue VS Notification Assistant

Egy jól beállított Jira értesítés plugin / automatizálás megrefolmálhatja a csapatod produktivitását! Rengeteg időt, és ezáltal pénzt spórolhatsz meg.
Csapaton belüli kommunikációra a Jira tökéletes választás. De mi történik a külső stakeholderekkel? Erre a problémára két első ránézésre hasonló kiegészítőt szeretnénk mutatni.
A legnagyobb különbség az, hogy a Jira Email This Issue plugin egy komplex email menedzsment eszköz, míg a Notification Assistant használatával személyre szabott emaileket küldhetünk. Mindkettő használható arra, hogy külső érintetteknek is lehessen az eseményekről értesítéseket küldeni. De az Email This Issue for Jira sokkal több ennél. Itt meg tudod nézni, hogy pontosan miben nyújt többet a Jira alapszolgáltatásainál.

A kedvenc Email This Issue for Jira szolgáltatásaink:

• Automatikus válasz: spórolj időt és energiát azzal, hogy automatikus válaszokat állítasz be! Teljesen személyre szabhatod, és kategorizálhatod JQL filterek segítségével.
• Személyre szabható email értesítések: amikor a megrendelőnek – vagy bármely külső projekttagnak – küldünk emailt nagyon fontos, hogy személyesnek érezze azt. A JETI segítségével ezt nagyon könnyen megteheted. Például a küldő email címet és a küldő nevét is automatikusan le lehet kérdezni.

Ha felmerült benned bármi kérdés, akkor nézd meg aGYIK-ünket, illetvebátran lépj velünk kapcsolatba!