Atlassian bevezetése egy non-profit szervezetnél

Mindig keressük annak a módját, hogy hogyan tudunk az itthoni társadalmi, környezetvédelmi problémákra reagálni cégszinten. Így büszkeséggel tölt el bennünket, hogy Atlassian szakértőként a tudásunkkal itt is tudunk segíteni. Az Atlassian által is alapított Pledge 1% mozgalomban immár 5. éve részt veszünk azzal a kezdeményezésünkkel, hogy mindig legyen egy olyan Atlassian bevezetési projektünk, melyet ingyenesen végzünk egy értékes célokat maguk elé tűző szervezet számára. Az “1 részünk Neked” elnevezésre hallgató programunkba minden olyan non-profit szervezet jelentkezhet, amely megfelel az Atlassian által meghatározott non-profit licence kritériumoknak.

Csapatunk 100 munkaórát ajánl fel a nyertesnek. Levesszük a szervezet válláról a non-profit licensz pályázat megírásának a terheit, majd utána következik az Atlassian bevezetés. A Jira, Confluence és egyéb Atlassian termékek és kiegészítők konfigurációja végig a nyertes non-profit szervezet csapatával egyeztetve történik, így az teljesen a belső folyamatok igényeire lesz testre szabva. Miután sikerült a bevezetés, tanácsadóink vállalják, hogy Atlassian képzést tartanak a felhasználóknak. Majd az átadástól kezdve 3 hónapig támogatjuk a rendszert, hogy a felmerülő kérdésekre válaszolni tudjunk. Célunk egy olyan struktúra kialakítása, amely önmagától értetődő és könnyen használható.

Korábban a székesfehérvári HEROSZ Állatmenhely nyerte meg a pályázatunkat, és az eredményeken felbuzdulva idén az Autonómia Alapítvány is beadta a jelentkezését.

A történetet megnézhetitek

• Röviden itt: https://youtu.be/6FzLyXN1BG0
• Hosszabban itt: https://youtu.be/RteE5GiclO4

Autonómia Alapítvány

Az Autonómia Alapítvány 30 éves múltra tekint vissza, és alapvetően két részre bomlik a munkájuk. Az egyik a civil szervezetek fejlesztése, a másik olyan – leginkább roma – integrációs modellek formálása, melyeket később más szervezetek (cégek, országok kormányai, iskolák) tudnak implementálni. Szellemi és gyakorlati műhelynek tekintik magukat, oly módon, hogy beazonosítják a társadalmi, integrációs problémákat, majd ezekre keresnek megoldásokat. Az első 10 év alatt alapvetően foglalkoztathatósággal, munkaerőpiaci és lakhatási programmal, jövedelemgenerálással és a vidéki magyarországi közösségfejlesztéssel foglalkoztak. Majd pénzügyi tudatosságot fejlesztő programokat hoztak létre, pénzhiányos közösségekben. Ezután felismerték, hogy mekkora problémát jelent a frissen lediplomázott roma fiatalok elhelyezkedése a for-profit szektorban, így eveztek az oktatás vizeire. Ennek a nehézségnek a gyökere nagyon szerteágazó. A romák csupán 1%-a szerez diplomát, míg a társadalom 17%-át teszik ki. Van egy széles réteg, akik csupán a szakképzésig jutnak el. A szakiskolába beiratkozott diákok 60%-a nem végzi el a képzést. Ennek a problémának a felderítésére és megoldására indult el a Startvonal program.

A cselekvésen keresztüli ösztönzésben hisznek. Olyan típusú foglalkozásokat tartanak, amely egy külső szemlélő számára nem feltétlen tűnik fejlesztésnek, oktatásnak. Inkább valamiféle szabadidős programnak, ahol jól érzik magukat a résztvevők. Az Autonómia Alapítvány abban hisz, hogy a „képessé tevés” abban rejlik, hogy olyan élményekhez juttatják a fiatalokat, ahol lehetőségük van felismerni a készségeiket, és azokat a szituációkat, ahol nem teljesítenek olyan jól. Ezzel kapcsolatban az alapítvány mentorai megerősítést és megoldási javaslatokat adnak. Egyfajta projektszemléletet próbálnak megvalósítani, ahol az együttműködési készség, a problémamegoldás, a konfliktuskezelés és a kreativitás előtérbe tud kerülni. Az Autonómia Alapítvány hitvallása, hogy ha ezek a készségek a felszínre törnek, akkor nemcsak az iskolában fognak jobban teljesíteni a fiatalok, hanem a mindennapi életben is.

A Startvonal programról több helyről is értesülhetnek a potenciális diákok. Egyrészről szájról-szájra terjed, és a már csatlakozott fiatalok invitálják a barátaikat, rokonaikat, osztálytársaikat. Másrészről az Autonómia Alapítvány partneri kapcsolatban áll számos iskolával. Gyakran járnak toborozni, illetve a tanároknak képzéseket tartanak. A Startvonal egy pályaorientációs program, ahol a mentorálás egy fontos eszköz. De a célja az, hogy a fiatalok megtalálják azt a hivatást, ami közel áll hozzájuk, és kötelezzék el magukat mellette. Segítenek abban, hogy az iskolát elvégezzék, majd a munka világára készítik fel őket. Ennek része, hogy partneri cégekhez elmennek látogatásokra, illetve lehetőségük van arra is, hogy 1-1 napot bizonyos munkakörök megfigyelésével tölthetnek a fiatalok. Így élesben is láthatják, hogy milyen izgalmas lesz az életük, ha egyszer elvégzik az iskolájukat.

Jelenleg nagyjából 200 fiatallal foglalkoznak, akikkel a mentorok tartják a kapcsolatot. A mentorokat segítik az Autonómia Alapítvány önkéntesei. Ha valakinek felkeltette az alapítvány munkája a figyelmét, és szeretne önkéntesként segíteni, akkor a weblapjukon és a Facebook oldalukon keresztül jelentkezhet.

Nun András, az Autonómia Alapítvány igazgatója a 16. Meetup-unkon adott elő, amelyet itt lehet megnézni.

Mi az az Atlassian?

Az ausztrál Atlassian egy tech profilú cég, amely megoldásokat nyújt többek között a projektmenedzsmentre, a tudásmegosztásra, belső folyamatoptimalizálására.

A Jira talán a leginkább közismert Atlassian szoftver. A Jira Work Management az üzleti csapatok együttműködését segíti, a Jira Service Management az ügyfélszolgálatok és help desk csapatok folyamatait támogatja, a Jira Software a projektek nyomon követésére és a fejlesztői eszközökkel való integrációra képes, a Magyarországon egyelőre kevésbé alkalmazott Jira Align a nagyvállalati skálázható agilis fejlesztést teszi lehetővé.

A Confluence által egyvalaki tudása mindenki tudása lehet. A tudásbázis által a céged összes információja, és az évek alatt felhalmozott tapasztalata rendszerezhető és kereshető. Ezen felül kollaborációs dokumentumszerkesztőként is alkalmazható, emellett lehetőség van exportálni ezeket és megosztani külső személyekkel. Az általunk fejlesztett Content Exporter Confluence addon, pont erre készült: segítségével egyedi exportálási mintákat lehet készíteni, és van lehetőség szűrni az oldalak között is.

Az Atlassian előnyei közé tartozik, hogy a mai, kicsit nehezen navigálható GDPR világban - egyelőre még - három különböző platformon is elérhetőek az Atlassian megoldások. Magyarországon legtöbben a Server verziót használják, ami azért érdekes, mert 2020-ban az Atlassian bejelentette, hogy meg fog szűnni annak a támogatása.

A második opció a Data Center, a jövő pedig a Cloud verzió, ahol felhőben lehet tárolni az adatokat.

Szerte a világon nagy hírnévnek örvend az Atlassian, és nem véletlenül: intuitív a felülete, a projektek / request-ek átláthatóvá válnak, ezáltal a felhasználóik több energiát tudnak a munkájukba fektetni.

Atlassian előnyei (alapítványok számára)

Melyik feladat veszi el a legtöbb időt, méghozzá feleslegesen? Általában az adminisztráció és a dokumentálás…

Atlassian bevezetés megoldást jelent erre a problémára. A belső folyamatok optimalizálása elengedhetetlen a folyamatos fejlődéshez. Ez persze a for-profit és a non-profit szektorban is egyaránt igaz. Célunk, hogy a segítségünkkel a nyertes non-profit szervezetek az igazán fontos dolgokra tudjanak koncentrálni. Ha az Autonómia Alapítvány esettanulmányát nézzük, és összehasonlítjuk a korábbi munkafolyamatot az új workflow-val, igazán kijönnek az Atlassian előnyei.

Korábban a klasszikus Excel tábla, Google Sheet és emailfolyamok kombinációját használták. Ez sokszor ahhoz vezetett, hogy a kavalkádban a fontos információk elvesztek, illetve a fiatalok nyomon követése is nehézkes volt. Rendszerszinten abban segít a Jira, hogy átlássák, hol tartanak. A feladatok állapotát képesek könnyen ellenőrizni, és hamarabb tudják a blokkoló tényezőket azonosítani.

A folyamatoptimalizálás lépései

A munkafolyamat tervezésénél abból indultunk ki, hogy a J.E. (Jira előtt, köszi a kifejezést Boxy!) milyen rendszerben működtek. Milyen formában érkeznek be a dokumentumok, milyen formanyomtatványokat használnak, milyen adatokat használnak fel. Apró lépésekre lebontva megnéztük a folyamataikat. Medvey Tamás és Békési Károly tanácsadóink végig az Autonómia Alapítvánnyal egyeztetve tervezték meg a Jira konfigurációját. Miközben vázolták fel a terveket, a folyamataik egyre inkább tisztultak le, realizálták, hogy korábban sokszor ugyanazt az információt kérték be több nyomtatványon is, amely egy ügyes Jira beállítással ki is küszöbölhető. Ezt a mentorok külön üdvözölték, mert így nem az adminisztrációval ment el az idejük. Korábban gyakran halogatták a papírok elkészítését, és egyszerre sokat töltöttek ki. Az új rendszer szorosabb keretek közé helyezi őket, amelynek nem örült mindenki ugyanannyira. Viszont idővel belátta a csapat, hogy ez az új, pontos, és gyors adminisztráció a szakmai munkát, a hitelességet és a követhetőséget erősíti.

Egy gyakorlati példa.

Korábban

Amikor egy mentor találkozott egy potenciális „klienssel”, akkor megtudta a nevét, becenevét, honnan származik stb. Ezeket a fejében, vagy a telefonja jegyzetében eltárolta. Néhány beszélgetős alkalom után felajánlotta a mentor, hogy írjanak alá egy szerződést. Erre, ha igen volt a válasz, akkor került be először az alapítvány rendszerébe a fiatal. Így nehéz volt nyomon követni, hogy egy mentor ténylegesen hány gyerekkel foglalkozik egyszerre.

Most

Ha már az első beszélgetések elkezdődtek, akkor bekerül a fiatal a Jira-ba. Így rögtön lehet látni, hogy az adott mentor kivel foglalkozik, mennyire leterhelt. Ez a mentorok koordinátorának munkáját is segíti, mert látja, hogy a mentorok éppen hány gyereket próbálnak integrálni a programba.

Atlassian tanácsadóink tollából

A rendszer beállítása során a legnagyobb kihívást az adatok láthatósága jelentette, mivel sok, főleg 18 éven aluli gyermek adatait is tárolja a rendszer. Így fontos volt megoldani azt, hogy mindenki csak ahhoz férjen hozzá, ami a munkájához elengedhetetlen.

Végül úgy döntöttünk, hogy több projektet hozunk létre, azon belül lesznek a különböző típusú feladatok, úgy mint az Általános iskolás mentorált, Középiskolás mentorált, Önkéntes, vagy éppen Esemény, Mentorálási napló, Előrehaladási napló. Az adatok ezek között fognak szinkronizálódni státuszléptetéskor.

Az első projekt, amit létrehoztunk, az a Mentorálás volt. Itt a mentoráltakat egy-egy Jira feladat jelképezi. Itt tároljuk az összes adatot, amely a mentorok és az Alapítvány számára szükséges lehet. Az egyes mentoráltakhoz tartozik Előrehaladási és Mentorálási napló, amelyeket rendszeres időközönként töltenek ki a mentorok – így ezeket Jira al-feladatokként oldottuk meg. Automatizáció segítségével pedig van lehetőség, hogy ha többen vettek részt egy ilyen alkalmon, akkor ne kelljen minden mentoráltnál felvenni külön-külön az al-feladatokat, és bemásolni ugyanazokat az adatokat – ebben az esetben elegendő egy „Csoportos mentorálás” feladattípust felvenni, ott kiválasztani a résztvevőket, majd az automatizáció segítségével létrejönnek a megfelelő helyeken a „Mentorálási napló” al-feladatok, a megadott leírással, további adatokkal.

A második projekt az Önkéntesek nyilvántartása volt. Ezt alapvetően az Alapítvány munkatársai kezelik, a mentorok és az önkéntesek sem férnek hozzá. Az érdeklődőknek lehetősége van az http://autonomia.hu/hu/tamogass-minket/ oldalon jelentkezni, a Jira egyik ritkán használt funkciójának segítségével, a Feladatgyűjtővel („Issue collector”). A honlapba ágyazott kis felugró ablakot ha kitöltik, akkor közvetlenül a Jira rendszerbe érkeznek meg egy jegy formájában a jelentkezések. Az Alapítvány munkatársai pedig elkezdik a felvételi folyamatot.

A harmadik projekt a Startvonal program, ahol a mentorok, az önkéntesek és az alapítvány munkatársai is közösen dolgoznak. Feladatok kétféleképpen kerülhetnek be: ha megkezdik a közös munkát a mentoráltak és az önkéntesek az Autonómia Alapítvánnyal, és Aktív státuszba kerülnek a fentebb említett projektben. Ebben az esetben néhány adattal szinkronizálódik az automatikusan létrejövő jegy – így oldva meg, hogy a nagyon személyes adatokat ne láthassák egymásról. Amennyiben valaki inaktív lenne, vagy elhagyja a programot, elegendő a Mentoráltak vagy Önkéntesek projektben állapotot váltani, az itt is ennek megfelelően változni fog. Valamint van lehetőség eseményeket felvenni és meghirdetni - így tudnak majd későbbiekben pl. nyári táborokra önkéntesek jelentkezni.

További három, izgalmas kiegészítő termékre hívnám még fel a figyelmet:

• az Insight Asset Managementet használja az Alapítvány a különböző kapcsolattartó cégek, szakemberek nyilvántartására, így ennek kezelése is megoldható a Jira-n belül, nem kell külön rendszert használni rá.
• a Tempo Timesheet segítségével pedig az önkéntesek jelezhetik az Alapítvány számára, hogy mivel foglalkoztak. Ezzel szintén megoldva, hogy több táblázatból kelljen összenézni, hogy egyes önkéntes mivel foglalkozott, vagy éppen egy mentorálttal kik foglalkoztak.
• A ScriptRunner használatával több olyan egyedi mezőt is létrehoztunk, mely a feladat előzményeiből (history) olvassa ki a mező eredeti értékét, ez ugyanis kell bizonyos kimutatások, beszámolók elkészítéséhez. Ugyancsak ennek a kiegészíthetőnek köszönhető, hogy a “Kész” állapotú csoportos mentorálási napló minden egyes résztvevőnek generál egy saját mentorálási napló alfeladatot.
  A ScriptRunner részét képező Behaviours segítségével lehet feltételesen megjelenő és kötelező mezőket konfigurálni (pl. Születési dátum alapján kiskorúnak számító mentorált esetén a “Szülő(k)/gondviselő(k) elérhetősége(i)” mező).

Atlassian bevezetést szeretnél a saját non-profit szervezetednél?

Lépj kapcsolatba velünk, és pályázz! Ha az előzetes feltételeknek megfeleltek, akkor lehetőségetek van megnyerni az ingyenes Atlassian bevezetést. További információt, és a jelentkezési űrlapot itt találod: https://www.meta-inf.hu/1-reszunk-neked-jelentkezes