Bevezető

A Joint Allocation Office (JAO) vállalata üzemelteti Európa vezető, határokon átnyúló, átviteli kapacitás-kereskedelmi platformját. Az átviteli rendszerműködtetők (Transmission system operator, TSO-k) nevében - Magyarországon ez a MAVIR - a JAO bocsátja árverésre az Európai Unió-ban elérhető hosszú és rövid távú átviteli kapacitás jogokat. Évente több mint 18 ezer árverést tartanak, 378 piaci szereplő részvételével, 41 licitációs zónában, összesen 700 millió MWh kapacitással kereskedve.

Mára a JAO vált az európai TSO-k Single Allocation Platform-jává (SAP), mivel képes betartani és teljesíteni az összes szabályozási kötelezettséget és követelményt. Továbbá számlázást, szerződéskötést, jelentéstételt, projekt támogatást és informatikai szolgáltatásokat is biztosít ügyfeleinek.

Annak érdekében, hogy a JAO folyamatos és zavartalan szolgáltatást tudjon biztosítani, elengedhetetlen egy stabil és hatékony ügyfélregisztrációs platform működtetése, az ügyfelek adatainak gyors és zökkenőmentes rögzítése.

Kezdeti hibák

Bár a JAO korábbi, 1.0-s verziójú ügyfélregisztrációs platformja az automatizációra, a cégenkénti csoportosításra és az email alapú belső kommunikáció kiváltására fókuszált, már a kezdetektől fogva számos kihívással nézett szembe.

Az ügyfelek csoportosítása a megadott e-mail domainek alapján történt, melyek mindig egy vagy több céghez voltak társítva. Bár ez a rendszer egyszerűsítette a regisztrációs folyamatot, hiszen a regisztrálni kívánó személynek csak be kellett írnia az e-mail címét, majd kiválasztania a megjelenő céges listából a megfelelőt, az új e-mail domainek hozzáadása manuálisan történt. Ez gyakran emberi hibákhoz vezetett hiszen egyetlen elütés, egy pont helytelen elhelyezése, vagy egy szóköz hozzáadása máris azt eredményezte, hogy az e-mail cím egy teljesen más céghez került társításra. Ennek következményeként gyakoriak voltak a duplikációk és az ügyfelek nem látták egymás ticketjeit sem.

Emellett a rendszer működése jelentős mértékben alapult egyedi, custom JavaScript megoldásokra. Bár ezek a megoldások rugalmasságot biztosítottak, ugyanakkor bonyolulttá, sebezhetővé és nehezen frissíthetővé tették a rendszert.

Mindezek miatt döntött úgy a JAO, hogy szükség van egy továbbfejlesztett, fenntarthatóbb ügyfélregisztrációs platformra.

“Szerettük volna a régi rendszert felváltani és sokkal fenntarthatóbbá tenni”

Hrivnak Péter, System Administrator, JAO

Az új verzió

Az új koncepció a JAO ügyfélregisztrációs platformjának fejlesztésében a következő főbb célkitűzéseket foglalta magában: a rendszer erőforrás igényének csökkentése, ideértve a Jira adminisztrálását és az ügyfélszolgálat terhelését, a biztonsági funkciók bővítése, a fenntartható regisztráció és az e-mail kommunikáció kiváltása. A fenti kritériumokat figyelembe vevő, újonnan kialakított regisztrációs folyamat három fő lépésre különíthető el.

1. Lépés: Feliratkozás és e-mail cím validálás

Az új regisztrációs folyamat első lépése a megadott e-mail cím validálása, melynek célja az alias-ok kiszűrése. Ennek keretében a Jira egy beépített funkcióját használják, amely egy megerősítő e-mailt küld az ügyfél által megadott címre. Amennyiben az ügyfél sikeresen validálta az e-mail címét, bekerül az első projekt-be, valamint ebben a fázisban kap a céghez tagságot.

2. lépés: Hozzáférési kérelem

Ebben a lépésben adja meg a regisztráló fél a vállalathoz tartozó EIC kódját, telefonszámot, és itt történik a szerződési feltételek elfogadása is.

A regisztrációs folyamat egyik fontos lépése az EIC (European Identification Code) kód megadása, amely a vállalat egyedi, energiaipari azonosítóját jelenti. Ez a kód egy nyilvánosan elérhető listában szerepel, mely az európai energiaügyi szervezet weboldalán található meg. A rendszer egy REST API híváson keresztül éri el és kezeli ezt a listát, amely így mindig naprakész és pontos információt biztosít a cégek azonosításához. Mivel az EIC kódnak szigorú formai szabályai vannak, a rendszer egy regex (regular expression) validátorral ellenőrzi a megadott kódokat, így garantálva, hogy csak a megfelelő formátumú kódok kerüljenek be a rendszerbe. A félreértések elkerülése végett a megadott kódhoz tartozó vállalat nevét is rögtön jelzi a felület.

Telefonszám megadásánál a Jira beépített kulcs-érték párosát használja a rendszer. A Jira adatbázis ezen szabadon felhasználható részét később a Jira Insight (mai néven Assets) is fel tudja dolgozni.

3. Lépés: Regisztráció elfogadása beépített biztonsági intézkedésekkel

A harmadik, többnyire a háttérben zajló lépés közvetlenül a regisztrációs kérelem elküldése után következik. Folytatásként és biztonsági intézkedésként a Jira a megadott adatokat automatikusan továbbítja e-mail-ben, további feldolgozásra. Amennyiben a céghez még nem tartozik felhasználó, a regisztrációt a JAO ügyfélszolgálata validálja. Amennyiben van regisztrált felhasználó a céghez köthetően, a validálásról szóló értesítőt a már regisztrált felhasználók kapják meg, és hagyják jóvá. További biztonsági lépésként a validálást követően a Jira egy további email-t generál, és küld ki, mely tartalmazza a validálás részletes adatait az elfogadótól kezdve, a cégen át egészen az új regisztrálóig.

Add-on-ok és Insight a színfalak mögött

A regisztrációs folyamat közben zajló háttérfolyamatokat több Jira add-on is segíti.

A HelpCenterCorrector nevű, csak Jira szerverekre elérhető ingyenes add-on teszi lehetővé, hogy különböző customer portálokat különböző kondíciókhoz kössenek. Ennek köszönhetően a regisztrációt elindító “Access request” projekthez bárki hozzáférhet, és kérelmet hozhat létre, ameddig egy csoportnak sem tagja. Amikor pedig ebből a projektből automatikusan átkerül egy csoportba, új projektek válnak számára elérhetővé. Továbbá a beépített design funkcióinak köszönhetően még jobban személyre tudják szabni a felületeket.

A JAO oldaláról, az Insight segítségével már a regisztráció korábbi szakaszában az adott felhasználóhoz vagy céghez szöveg alapú megjegyzések fűzhetők, melyek mindvégig elérhetőek maradnak. Továbbá az Insight segítségével tudtak bizonyos biztonsági lépcsőket áthidalni: a második lépést követően, bár a felhasználó még csak a hozzáférési kérelmet küldte el, valójában már tagja a cégnek az Insight-on belül, de nem lát rá a ticket-ekre vagy a cég aktivitására. Ennek köszönhetően a felhasználó összekötése a céggel sokkal könnyebbé vált. Nem utolsó sorban az Insight akadályozza meg, hogy validálás vagy elutasítás előtt a regisztráló újabb regisztrációs folyamatot tudjon elindítani.

Az Insight felelt az EIC kód, a cégnév és az egyedi jegyzetek tárolásáért, melyet a Jira “Organizations”-ként képezett le, a Jira pedig a felhasználók adatait és jogosultságai tárolja.

Lezárás

A Jira széleskörű funkcionalitása és rugalmassága, valamint a kiegészítő alkalmazások és az Insight használata, a cég számára egyéni igényekhez igazodó, testreszabható rendszer létrehozását tette lehetővé. A komplex ügyfélregisztrációs rendszer megvalósítása hozzájárult a JAO zavartalan és hatékony működéséhez, ügyfeleik számára pedig egy gyorsabb, átláthatóbb és megbízhatóbb regisztrációs folyamatot biztosít.

Forrás: https://www.youtube.com/watch?v=SDmqH9RCg-s