‍Hogyan segíti a szervezeti tudásmegosztás hatékony kezelése a gyorsabb döntéshozatalt, az innovációt és az üzleti növekedést? Cikkünkben körbejárjuk az alapokat és átvesszük az ismeretkezelés fejlesztésének előnyeit.

A vállalati vagyon egyik eleme elsőre talán kevésbé egyértelmű és látható, pedig kiemelten fontos: ez a szervezet tudásának összessége, a tapasztalatokból, a megszerzett szakértelemből, a közösen felhalmozott ismeretekből álló tőke. Ez az, ami segíti a szervezeteket abban, hogy tovább növekedhessenek, hatékonyan ugorják meg az eléjük kerülő kihívásokat és erre építhessék folyamatos fejlődésüket. Ennek kezelése azonban ma már nem épülhet a régóta használatos módszerekre: az aktákban és fiókokban tárolt tudás összegyűjtése ugyanis csökkenti a reakcióidőt, megnehezíti a megoldások felkutatását és az új lehetőségek kiaknázását.

‍

A tudásmenedzsment fogalma persze nem újkeletű, ám azok az eszközök és megoldások, amelyek az elmúlt időszakban megjelentek a terület kezelésére, sok lépcsőfoknyi ugrást tesznek lehetővé abban, hogy a vállalati tudás létrehozása, megőrzése, megosztása és felhasználása egységes, gyors, kényelmes és hatékony folyamattá válhasson.

‍

A fogalom alapvető definícióját sokféleképpen megfogalmazták a Wikipédiától kezdve szakmai dokumentumokig, de alapvetően egyszerű: 

A tudásmenedzsment a szervezeti tudástőke létrehozásának, megosztásának, megőrzésének és felhasználásának módszertana, melynek célja a vállalati szellemi tőke növelése és hasznosítása. Az előnyökbe azonban érdemes részletesebben is belemenni, majd pedig körüljárni a legjobb módszereket és a rendszer kialakításának hogyanjait.

‍

Egyértelmű előnyök

‍

Ha egy szervezet képes arra, hogy a felhalmozott szellemi tőkéhez könnyen és rendszerezetten férjen hozzá, azzal sok területen válhat termékenyebbé és sikeresebbé. Nézzük címszavakban a legfontosabb előnyöket:

‍

• Hatékonyabb hozzáférés a kollektív tudásanyaghoz
• Gyorsabb és több adatra támaszkodó döntéshozatal
• Könnyebb csapatmunka, szélesebb körű együttműködési lehetőségek
• Új csapattagok gyorsabb és hatékonyabb oktatása, bevonása a folyamatokba
• Az elérhető információk minőségének javítása
• A szellemi tulajdon megtartásának jobb biztosítása

‍

A tudásmenedzsment megvalósításában alapvetően három fázist különíthetünk el, amelyek természetesen nem egyszeri feladatok, hanem folyamatosan figyelni kell ezek megvalósítására és egymáshoz való viszonyára.

‍

1. A tudás megszerzése

Ez a viszonylag egyértelműbb fázis, hiszen a vállalat működése során folyamatosan érkeznek új információk, amelyeket a kollégák a friss projektek megvalósítása, a különféle oktatások, új szakmai módszerek megismerése során vagy egy sor egyéb módon szereznek meg. Ez azonban önmagában egy strukturálatlan adathalmaz, amely rosszul hasznosulhat vagy akár teljesen el is veszhet a következő fázis nélkül.

‍

2. Tudásszervezés

A megszerzett tudás akkor épül be a vállalat szellemi tőkéjébe, ha megfelelően beépül valamilyen tudásmenedzsment rendszerbe. Ennek minősége is változhat persze, de a szándék az első, ezért régebben már az is számított valamit, ha valamilyen fizikai feljegyzés készült. Ma már azonban, a szervezeteken belüli hálózatok, vállalatirányítási rendszerek, de akár online eszközök is segítenek abban, hogy a beérkező új információk megfelelően biztosított, mások által is elérhető, strukturált rendszerbe kerüljenek. Ez nem csak azt teszi lehetővé, hogy az adatok később is megmaradjanak, de biztosítja, hogy a szervezet további tagjai is képesek legyenek elérni, megkeresni, saját munkájuk során hasznosítani ezeket. Ezzel pedig el is érkeztünk a harmadik fázishoz.

‍

3. Tudásmegosztás

Egy vállalati tudásbázis akkor igazán hatékony, ha minden érintett hozzáfér, ráadásul akár olyan formában, hogy a mások által rögzített adatokat, felhalmozott tapasztalatokat közérthető, egyszerűen kereshető, saját munkakörhöz könnyen kapcsolható módon találják meg. Ezzel biztosítható például, hogy hasonló munkakörben dolgozóknak nem kell nulláról indulniuk egy feladat megértéséhez és megoldásához, vagy épp újonnan érkező kollégák számára sokkal könnyebb és gyorsabb legyen a betanulási időszak. Emellett a vezetők számára is gyorsabbá és megalapozottabbá válik a döntéshozatal, a felmerülő problémákat a teljes szervezet hatékonyabban oldhatja meg, rövidül az adatok és tapasztalatok megkeresésével és alkalmazásával töltött idő, valamint az egyes csapatok közötti együttműködés is könnyebbé válik, ráadásul a már meglévő információk böngészése helyett több idő marad az innovációra és fejlesztésre.

‍

‍

Hogyan vezessük be a tudásbázis hatékony kezelését?

‍

Alakíts ki tudásmegosztó vállalati kultúrát

A tudásmenedzsment fejlesztéséhez egyértelműen átfogó stratégiára van szükség, amely maradéktalanul élvezi a felsővezetés támogatását és képes a szervezet egészében kialakítani egy olyan új működési modellt, ahol mindenki számára egyértelmű az információkhoz való hozzáférés fontossága.

‍

Határozd meg a folyamatokat és felelősségi köröket

A káoszt nem utólag kell kezelni, hanem már jó előre biztosítani kell, hogy szóba se kerüljön. Alakítsuk ki, kik felelősek az új információk beviteléért, azok ellenőrzéséért, ki építi fel a tudásbázis gyakorlati rendszerét, ki tartja karban, és ki kezeli a visszajelzéseket.

‍

Valósítsd meg a rendszert a gyakorlatban

Olyan rendszereket és eszközöket bevezetni, amelyek képesek a vállalati információbázis tárolására, keresésére, strukturálására és megosztására. Milyen információkat kell tárolni és ezeket milyen formában, kiknek kell elérhetővé tenni? Elég egy céges wiki, amelyben az általános fogalmak és know-how címszavaira kereshetünk? Esetleg többféle adatforrásból, dokumentumokból, feljegyzésekből és számlákból egyaránt merítő vállalati keresőrendszert kell alkalmazni? Segít, ha egyfajta belső kommunikációs rendszer alkalmazásával nem a leírt adatokat tesszük elérhetővé egymás számára, hanem közvetlenül a munkatársak tapasztalataihoz biztosítunk hozzáférést? Több telephely vagy távmunka esetén hasznos egy felhő alapú, online is elérhető megoldás?

‍

Képezd és motiváld a csapatot!

Fontos eközben, hogy mindenki számára egyértelművé tegyük az előnyöket, bemutassuk, hogyan válik könnyebbé, gyorsabbá és hatékonyabbá az egyes kollégák, csapatok munkája. Végül pedig a folyamatos képzés, az új eszközök gyakorlati használatának bemutatása mellett elengedhetetlen az ellenőrzés, így kiszűrve, hogy információk hibásan vagy rossz struktúrában kerüljenek az adatbázisba, és biztosítva, hogy mindenhonnan egyformán érkezzenek az új tapasztalatok. Végül pedig elengedhetetlen a visszajelzések kezelése, hiszen a tudásmenedzsment akkor hatékony, ha a munkatársak valóban érzik a hasznosságát és rámutatnak az általuk legjobban használható módszerekre.

‍

Eszközök az információs vagyon kezelésére

‍

A tudásbázis hatékony bővítése, strukturálása és keresése nem egyszerű feladat, és persze sokféle irányból megközelíthető attól függően, milyen tevékenységet végez az adott szervezet, milyen jellegű adatokat kell összerendezni és hogyan szeretnék mindezt a későbbiekben használni. Ennek megfelelően jó néhány eszköztípus létezik, többek között az alábbiak:

‍

• Belső tudásbázis- és wiki-rendszerek: ilyen például az Atlassian Confluence, a SharePoint, vagy a különféle wiki-oldalakat előállító megoldások. Ezek központi tárházai a megszerzett információknak, tudáscikkeknek, valamint erős keresőfunkcióval rendelkeznek, amelynek segítségével a kollégák gyorsan megtalálhatják az aktuális problémával kapcsolatosan eddig megszerzett tapasztalatokat.
• Dokumentumkezelő rendszerek: ezek leginkább abban segítenek, hogy az eddig felhalmozott dokumentumokból könnyen kinyerhető legyen bármilyen információ vagy részlet. Ez nem csak egy adott munka adatainak későbbi visszakeresését teszi lehetővé, de segíthet abban is, hogy egy hasonló probléma megoldását ne nulláról kelljen elkezdeni. Az ilyen rendszerekben kiemelkedően fontos a hatékony, paraméterezhető keresés, valamint a verziókövetés.
• Vállalati keresők (Enterprise Search): olyan eszközök, amelyek az adatforrások típusától függetlenül képesek adatok keresésére. Mindegy, hogy valami egy korábban kiadott számlában, egy munkafolyamatot leíró dokumentumban vagy egy megbeszélés jegyzetében található, a lényeg a keresett információ, amelyet egy ilyen rendszer képes megtalálni és ezzel segíteni akár az eredeti adatokat előállítóktól független kollégák, csapatok munkáját.
• E-learning és tudásmegosztó platformok: ezek a belső oktatási rendszerek (LMS) és learning experience megoldások képesek arra, hogy a mások által felhalmozott tapasztalatokat érthetően át tudják adni új kollégáknak, vagy épp frissíteni a munkatársak meglévő tudását.
• Közösségi kommunikációs eszközök: olyan belső fórumok, chat-csatornák (például Slack vagy Teams), valamint Q&A platformok (mint a vállalati Stack Overflow), amelyek használatával a kollégák egymástól kérhetnek segítséget - itt tehát a tudásbázis nem dokumentumokból és rögzített adatokból, hanem magukból a tapasztalt munkatársakból áll, akik így képesek tudásukat átadni, akár részletes folyamatokkal, magyarázatokkal érthetővé tenni.

‍

Tudásmenedzsment felturbózva: színre lép a mesterséges intelligencia

‍

Az elmúlt években egy újabb hasznos eszközzel bővült a vállalatok informatikai eszköztára, amelynek bevezetése megannyi területen hoz erősödést. Ez nem más, mint a mesterséges intelligencia, amelynek használata a vállalatirányítási rendszerektől a tartalomelőállítási folyamatokon át az ügyfélszolgálatok leterheltségének csökkentéséig sok téren jelenthet versenyelőnyt.

‍

A tudásmenedzsment is egy olyan terület, amely sokféle formában tudja hasznosítani az MI erejét. Az intelligens, mélytanuló megoldások képesek például arra, hogy az újonnan érkező információkat olyan jól érthető struktúrákba rendezzék, amely később meggyorsítja és megkönnyíti azok elérését, a megfelelő adatok megkeresését, vagy akár összefüggések jobb megértését. Egy nagyon leegyszerűsített példa alapján lehet, hogy egy kolléga rögzíti azt a tapasztalatot, hogy egy probléma elhárításához a legjobb a B jelű szerszám, míg egy másik munkatárs valahol máshol arra jön rá, hogy balra forgatva könnyebb beállítani, mint jobbra. Egy MI-alapú megoldás képes felismerni a több helyről származó információmorzsák közötti összefüggést, így később már mindenki számára egyértelmű lesz, hogy a következő hasonló problémánál a B jelű eszközt kell balra forgatni.

‍

Másrészt az MI abban is segíthet, hogy a munkatársak sokkal egyszerűbben találjanak meg információkat, vagy úgy jussanak el egy végleges következtetéshez, hogy a gépi intelligencia "alájuk dolgozik". Ehhez kiválóak az okos chatbotok és MI-asszisztensek, amelyekkel eleve nem egyszerű utasítások, hanem a beszélt és írott emberi nyelv formájában, akár folyamatos beszélgetés során lehet kommunikálni, de akár képesek megérteni a kérdésünk mélyebb tartalmát, végső célját, automatikusan javasolva releváns tudáscikkeket vagy további szempontokat.

‍

Most van az az időszak, amikor a tudásmenedzsmenttel foglalkozó szakértők is felismerték a mesterséges intelligencia hasznosságát, és elkezdték beépíteni saját megoldásaikba. Az Atlassian elöl jár ebben a folyamatban, többek között beépítette az MI-t a Confluence-be a Rovo chatbot formájában, amely képes személyre szabott válaszokat adni és automatizálni a tartalom összefoglalását.

‍

Ezt a törekvést már a szakértők is elismerik: a Forrester 2024-ben a tudásmenedzsment megoldások terén vezető szereplőnek választotta az Atlassiant. Kiemelte, hogy a Confluence már több évtizede a tudásmenedzsment megoldások élmezőnyében szerepel, és folyamatosan fejleszti szolgáltatásait a legújabb technológiák beemelésével. A jelentés szerint "az Atlassian a legmegfelelőbb megoldás azoknak az ügyfeleknek, akik a hagyományos módszereket egy vállalati szintű, mesterséges intelligenciára épülő, együttműködő gyakorlattá szeretnék átalakítani."

‍

Tudd, hogy mit tudsz!

‍

Rövid összefoglalónkból talán már jól látható, hogy a vállalati tudásbázis rögzítése, megőrzése, strukturálása és felhasználása ma már nem csak elengedhetetlen egy szervezet életében, de konkrét versenyelőnyt is biztosíthat, segíti a hatékonyságot, a gyors reakciókészséget, a megfontoltabb döntéshozást és a szorosabb csapatmunkát. Erre pedig ma már modern, megbízható és intelligens megoldások állnak rendelkezésre, amelyek használata az évtizedes gyakorlatokhoz képest több lépcsőfoknyi ugrást tesz lehetővé. Cégünk és az általunk kínált lehetőségek segíthetnek abban, hogy a vállalatodnál is érezhető legyen ez a növekedés - ha további információra, akár személyre szabott példákra lenne szükséged, ne habozz megkeresni minket.

‍

A legfrissebb módszerek megismerésére kiváló lehetőség a Meta-INF Day rendezvényünk, ahol hazai és nemzetközi Atlassian szakértők segítségével megmutatjuk, hogyan teheted csapatodat gyorsabbá, átláthatóbbá és ügyfélközpontúbbá az Atlassian eszköztárával – hogy a kollaborációból eredmény, az adatokból stratégia, a támogatásból pedig valódi ügyfélélmény legyen. Csatlakozz hozzánk a június 4-5-i eseményen, a 10. META-INF Day-n!

‍