Feladat és munkanapló-kezelés marketing csapatok számára

A Jira projekt és a Tempo munkaidő-nyilvántartás jellemzői – Demónkban most kipróbálhatja az időkövetést Jira segítségével

Kövesse nyomon legfőbb eszközeit és feladatait egy üzleti típusú Jira projektben.
Ismerje meg az üzleti típusú Jira projektek főbb jellemzőit, úgy, mint az idővonal és a listák.
Kezelje az ügyeket – állapot módosítása, mezők szerkesztése stb.
Tudja meg, hogyan lehet munkanaplót hozzáadni egy Jira ügyhöz.
És azt, hogyan kaphat jelentéseket saját és csapata munkájáról.

Egy képzeletbeli eset részletes leírása

A marketing csapat tagjaként hetente hírleveleket küld a feliratkozóknak. Ennek köszönhetően ismétlődő heti feladatai lesznek, de ezen felül saját feladatait is hozzáadhatja.

Minden hetet egy megbeszéléssel kezd a hírlevél tartalmával kapcsolatban. Miközben a hét folyamán különböző cikkeken dolgozik, kollégái blog bejegyzéseket írnak, a hét végén pedig összesítik mindannyiuk munkáját, a csapat pedig kiküldi a cég hírlevelét.

Lépésről lépésre bemutatott oktatóanyagunkban a fejlesztői csapat egyik tagja megkeresi Önt, és megkéri, hogy készítsen egy új logót a cég weboldalához. Ezt fogjuk szimulálni – pontosabban az ehhez kapcsolódó Jira ügyet.

Az oktatóanyagban különböző szemszögből követheti nyomon és kezelheti feladatait:

Lista (List): egy táblán nyomon követheti és szerkesztheti feladatait. Áttekintést kaphat róluk, így nem kell egyenként megnyitnia azokat, hogy ellenőrizze az állapotukat, a jogosultságokat, a határidőket stb.
Tábla (Board): az egyes feladatok laponként jelennek meg a táblán. Minden oszlop egy állapotot, minden lap egy részfeladatot jelent, melyek további részleteit szintén megtekintheti, továbbá – a munkafolyamatoknak megfelelően - át is helyezheti őket az oszlopok között.
Idővonal (Timeline): GANTT-diagram nézetben a feladatok egy idővonalon jelennek meg, a kezdési dátumtól egészen a végső határidőig. Itt további kritériumokat állíthat be. Minden sor egy-egy feladatot jelöl.
Naptár (Calendar): Feladatait naptárnézetben is megtekintheti, minden bejegyzés egy-egy részfeladatot mutat, ehhez be kell állítani a kezdési dátumot és a határidőt.

Saját feladatait is hozzáadhatja, jelenleg kettő (plusz egy) típus található meg:

Eszköz/Feladat (Asstest/Tasks): Két különböző típust adhat a projekthez. Hasonló mezőkkel rendelkeznek, de a mögöttük lévő munkafolyamat különböző.
Ez azt jelenti, hogy újra felhasználhatja a feladatokhoz tartozó Jira konfigurációs elemeket, úgy mint a képernyők, mezők, munkafolyamatok, de persze ezek különbözőek is lehetnek.
+1 részfeladat (Sub-task): további részfeladatokat is hozzáadhat mind az eszközökhöz, mind pedig a feladatokhoz. Hasonlóan működnek, mint a feladatok, a különbség annyi, hogy lesz egy forráshivatkozás az eredeti „fő” feladathoz.

Az összes feladathoz kétféleképpen adhatja hozzá munkanaplóját:

A feladat képernyőn: ha már dolgozott egy feladaton, könnyedén, egy gombnyomással hozzáadhatja munkanaplóját.
A Tempo Munkaidő-nyilvántartásban: a segédprogramban naptárnézetet is használhat, megkeresheti azokat a feladatokat, amelyeken dolgozott, és könnyedén naplózhatja munkaóráit.

Jelentéseket kaphat a saját és csapata munkaóráiról:

a Tempo Munkaidő-nyilvántartásban (Tempo Timesheets) többféle szempontból testre szabhatja a munkanaplókkal kapcsolatos jelentéseit, úgy, mint időkeret, projektek, felhasználók, csapatok, fiókok stb.

‍

Képzeletbeli forgatókönyvünkben a fejlesztői csapat arra kérte Önt, hogy a marketing csapat tagjaként készítsen egy logót a cég weboldalához.

A következőket kell tennie:

Találkoznia kell a fejlesztőkkel (→ Feladat létrehozása → Task issue)
Meg kell terveznie a logót. (→ Eszköz részfeladat létrehozása → Asset issue)
Vezetője is nyomon szeretné követni a feladatok előrehaladását → Szerkesztheti az állapotot, és módosíthatja a határidőt
Azt is nyomon kell követnie, hogy mennyi időt foglalkozott velük. (→ Munkanaplók hozzáadása a feladatokhoz → Add worklogs for issues)

Jelentkezzen be az oldalra

1. Nyisson meg egy böngészőt, és lépjen az alábbi oldalra: https://metainfdemo.atlassian.net

2. Bejelentkezési adatai a következők:

Felhasználónév (Username): minfdemo.marketing@gmail.com
Jelszó (Password): mardem456

Navigáljon a Jira projektjéhez

Miután bejelentkezett, navigáljon a Marketing projektjéhez, vagy egyszerűen kattintson erre a hivatkozásra LINK

Hozzon létre feladatokat

Miután belépett a projektbe, két feladatot kell létrehoznia:

1. Létrehoz egy feladatot az értekezlethez:

Kattintson a Létrehozás (Create) gombra a felső navigációs sávon.
Válassza a Feladat (Asset) lehetőséget.
Töltse ki a mezőket.
Összefoglalót kell készítenie, hiszen „név” nélkül nem hozhat létre feladatot.
Javasoljuk, hogy töltse ki a többi mezőt is, például kezdő dátum, határidő, számla (Start Date, Due date, Account).

2. És egy eszközt is létre kell hoznia a logóhoz:

Kattintson a Létrehozás gombra a felső navigációs sávon.
Válassza az Eszköz lehetőséget.
Töltse ki a mezőket.
Összefoglalót kell készíteni, hiszen „név” nélkül nem hozhat létre feladatot.
Javasoljuk, hogy töltse ki a többi mezőt is, például kezdő dátum, határidő, számla.

Tekintse át a feladatokat

Ahogy korábban már említettük, ezt a két újonnan létrehozott részfeladatot különböző nézetekben ellenőrizheti. Kiválaszthatja őket a bal oldali navigációs sávból, vagy egyszerűen kattintson az alábbi linkek egyikére:

Lista nézet (List view)
Kattintson a tábla egyik cellájára, és könnyen szerkesztheti a feladatot.
Tábla nézet (Board view)
Húzzon egy kártyát, és tegye be egy új oszlopba.
Kattintson egy kártyára, és megjelennek a részletek.
Látható, hogy a feladatoknak és eszközöknek különböző opciói vannak.
Naptár nézet (Calendar view)
Fogjon egy bejegyzést, és helyezze át egy másik napra.
Kattintson egy bejegyzésre, és megjelennek azok részletei.
Idővonal nézet (Timeline view)
Húzzon egy vonalat, és helyezze át a sorban.
Kattintson az első oszlopban található feladatra, és megjelennek annak részletei.

Kipróbálhatja például, hogy megváltoztatja a kezdő és/vagy az esedékesség dátumát, a módosítás után pedig különböző nézetekben megtekintheti őket.

Ezeknél is használhatók a különféle szűrők, próbálja ki őket bátran!

Itt még többet megtudhat az üzleti típusú projektekről.

Hozzon létre egy munkanaplót

1. Jelentkezzen be a projekt egyik feladatába.

Nyissa meg.
A Tempo részben kattintson a Naplózási idő (Log time) gombra.
Adja meg az időtartamot (pl. három óránál, 3 h), majd fűzzön hozzá leírást.
Kattintson a Naplózási idő (Log time) gombra

2. Jelentkezzen be a különböző feladatokba naptárnézetben:

A felső navigációs sávon kattintson az Alkalmazások (App) elemre, majd válassza a Tempo lehetőséget, vagy egyszerűen kattintson erre a linkre.
A kiválasztott napnál kattintson a „+” jelre, majd a Naplózási időre.
Válasszon ki egy Ön által létrehozott feladatot.
Adja meg az időtartamot (pl. három óránál, 3 h), és fűzzön hozzá leírást.
Kattintson a Log time gombra.

Tekintse meg a munkanaplókról szóló jelentéseket

1. A felső navigációs sávon kattintson az Alkalmazások (Apps) elemre, majd válassza a Tempo (Tempo) lehetőséget, és a jobb oldali navigációs sávon válassza a második ikont, a Jelentéseket (Reports), vagy egyszerűen kattintson ide.

2. Kattintson a Naplózott idő kártyára.

3. Majd a Létrehozás (Create) gombra a felugró ablakban.

Más projekteket is látni fog, de Önnek most csak a Marketing projekt munkanaplóira van szüksége.

Kattintson a Szűrés (Filter by): elemre, válassza a Projektek lehetőséget.
A Projektek keresése… (Search projects) legördülő menüben válassza ki a Marketing projektet.

Nyugodtan próbáljon ki különböző funkciókat, például más szűrési lehetőségeket, hogyan csoportosíthat adatokat különböző nézetek szerint. A Tempo jelentésekről itt olvashat bővebben.

‍