Jira a színfalak mögött

A rendszer egyedi felépítésű, két Jira projekt-ből, egy Jira Service Desk projektből és egy Jira Core projekt-ből áll. Ennek elsődleges oka a költséghatékony működés volt, amit a Service Desk projekt licencelésének minimalizálásával, valamint a a Jira által kínált integrált eszközök maximális kihasználásával értek el.

A Service Desk projektben az értékelést végző kollégák egy ügyfélportálon keresztül adják fel értékeléseiket, továbbá a HR szakemberek ebben a rendszerben látják az összes értékelést, és az eredményeket is itt rögzítik. Az egyszerűbb, core projektben a vezetők végzik el az önálló értékeléseiket, valamint a végső konszenzus, azaz a közös értékelés is ebben a projektben kerül dokumentálásra.

A két projekt workflow-ja nagyban hasonlít. Jellemzően a vezetői, core projektbe dolgoznak a kollégák, innen kerülnek az adatok átszinkronizálásra a Service Desk projektbe. Szinkronizáció közben nem kézzel mozgatják afeladatokat, a Jira automatizációnak köszönhetően automatikusan lekövetik a core projekt változásait a Service Desk projekten belül.

Hogyan is néz ki pontosan a folyamat?

Az első fázisban az önértékelő kollégák a Service Desk projektben futó Customer Portal-on keresztül feladnak egy önértékelést, mely hatására egy Clone and Link issue Scriptrunner plugin létrehoz egy kapcsolt issue-t a Core projekten belül, és össze is köti ezeket. 

Maga az önértékelési portál letisztult és átlátható, a kollégák ágazati osztályt és vezetőt megadva adhatják le az értékelést, valamint ezen a felületen nézhetik vissza korábbi eredményeiket, és hagyhatják jóvá értékeléseiket is.

Amikor a bejelentő lead egy értékelést, a kiválasztott vezető kap egy e-mail értesítést. Ez a funkció a META-INF Email This Issue add-on-jával lett megvalósítva. Az e-mail teljesen testre szabott, valamint tartalmazza az értékelés linkjét, amit a vezetőnek el kell végeznie az adott kollégával kapcsolatban. 

A kapott link a Jira Core projektbe vezet, ahol két opció közül is választhat a vezető, elvégezhet egy “megfontolt” vagy egy “gyors” értékelést. Tartalom terén nem különbözik a kettő, de míg a “gyors” értékelés nem menthető el, a “megfontolt” igen, így megszakításokkal is kitölthető. 

A vezetői értékelés ugyanazokat az elemeket használja, mint a beosztottakat érintő, csak egy másik projektben. Amikor ez kitöltésre kerül, a folyamat átkerül a következő fázisba, a vezető értékelése átszinkronizálódik a Service Desk projektbe, azért, hogy minden releváns információ egy helyen legyen tárolva, megkönnyítve ezzel a későbbi riportolást is. 

Mindezek után válik elérhetővé a vezető számára a beosztottja által létrehozott issue linkje, ahol innentől szabadon megtekinthető beosztottja önértékelése, és lehetőség nyílik az összehasonlításra is.

Amint ezek a folyamatok lezajlanak, az önértékelő beosztott is kap egy értesítést e-mailben, ami egy közös, személyes értékelés megszervezésére szólítja fel a kollégát.

A megbeszélést követően a közös megegyezés alapján történő értékelést végül egy harmadik, de az előzőekkel teljesen megegyező kinézetű felületre töltik fel.

Amennyiben erre nem kerül sor, például a sok eltérő vélemény miatt, lehetőség van a HR bevonására is. Megegyezve vagy külső segítség bevonásával az issue mindenképpen átkerül “Evaluated” státuszba, amely a Jira Core projektben a workflow vége. Ekkor a konszenzus értéke átmásolásra kerül a Service Desk projektbe, valamint erről egy kommentet is készít a rendszer a Customer Portalra.

A konszenzus után a vezető számára a Core projectben látható a saját értékelése, illetve a közös értékelés. Ezek az adatok a jövőben is szabadon elérhetők a számukra.

A konszenzus eredményéről az önértékelő beosztott e-mail értesítést is kap, mely tartalmazza annak eredményeit. Továbbá kap egy linket a Customer Portalra, ahol már az említett komment formájában megjelenik az értékelésének összes részlete. A komment beágyazása a portálra azért volt szükséges, hogy a “customer” jogosultságú Jira felhasználók is szabadon elérjék az összes, értékeléssükkel kapcsolatos adatot egy helyen.

Nem utolsósorban pedig itt és ilyenkor van lehetősége elfogadni az értékelést. Amennyiben a konszenzus során megbeszélt eredmények hibásan kerültek rögzítésre, elutasításra is van lehetősége a felhasználónak. Ilyenkor a HR-t értesíti a rendszer. Amennyiben figyelmetlenség miatt nem történik meg az elfogadás manuálisan, 24 óra elteltével megtörténik automatikusan. Ezt egy ingyenes Automation add-on végzi.

Ha az adott értékelés lezárt státuszba kerül, egy egyedi mezőben rögzítve lesz, hogy ez pozitív vagy negatív módon lett-e elfogadva, valamint issue security-t állít be a rendszer az érintett vezetők részére. 

Az új rendszer indulását követően, többek között a jó kommunikációnak és a profi változás kezelésnek köszönhetően, már az első 2-3 hétben a kollégák majdnem 100%-a megcsinálta az önértékelést, és a vezetői értékelések nagy része is megtörtént. A kiemelkedő eredmény remek visszajelzés volt, hogy a magas elvárásokhoz felnőve, egy átlátható, intuitív és könnyen kezelhető rendszert sikerült alkotni, amit a kollégák is szívesen használnak.

A remek eredmények további fejlesztéseket inspiráltak. Az AH teljesítményértékelő rendszere a bevezetést követően nem sokkal újabb lehetőséggel bővült, amely opcionálisan lehetővé tette a hosszú távú célkitűzések rögzítését is. Ezzel lehetőség nyílt arra, hogy a kolléga rögzíthesse év eleji karriercéljait és az általa preferált fejlődési irányt, erre építve az évközi munkáját. Továbbá a vezetők dolgát is megkönnyítette, hiszen ezen a platformon rögzíteni tudták a közösen kitűzött célokat, valamint ezek módosítása és visszakeresése is lehetővé vált.

Merre tovább?

Az új rendszer bevezetését követően az Antenna Hungária HR csapata egy remek értékelési rendszerrel büszkélkedhet, melyet a számok alapján a kollégák is jól fogadtak és szívesen használnak. 

Viszont a teljesítményértékelés csupán egy apró része a HR teljes feladatkörének, így a bevezetést követően, a jó eredményeken felbátorodva már elkezdtek gondolkodni további hasznos funkciókon, például az adóbevallással, bérszámfejtéssel vagy a Cafeteriával kapcsolatos feladatok Jira-ba való implementációján, ezzel is megkönnyítve saját és kollégáik mindennapi munkavégzését. 

Jira Service Management

A Jira Service Management az Atlassian szolgáltatáskezelési megoldása minden csapat számára. Segíti az IT és üzleti cspatokat azáltal, hogy minden csapatot képessé tesz minőségi szolgáltatások gyors nyújtására, átláthatóvá teszi a munkát, és felgyorsítja a munkaáramlást a fejlesztői, az IT és az üzleti csapatok között.

Jira Core

A Jira Core egy üzleti projektmenedzsment-szoftver, melynek célja a munkafolyamatok és feladatok lehető legegyszerűbb nyomonkövethetősége.

Email This Issue for Jira

Megkönnyíti az ügyfelei életét az e-mailre épülő kommunikáción keresztül. Javítja a help desk csapat produktivitását azzal, hogy lehetővé teszi számukra: a Jira elhagyása nélkül fogadhassanak és válaszolhassanak meg e-maileket.

Forrás: Szolgáltatás menedzsment nem IT, hanem HR környezetben - META-INF Atlassian Day, 2017