Mi is az az Email This Issue for Jira pontosan?

A mai napig az egyik legelterjedtebb kommunikációs forma az email. Egyre inkább törnek előre a különböző chat platformok, de az email, egyszerűsége és általános ismertsége miatt sok cég számára kritikus fontosságú. 2007-ben az Atlassian által meghirdetett Codegeist verseny témaötlete volt az Email This Issue for Jira alapkoncepciója. A cél az volt, hogy emailben ki lehessen küldeni issue adatokat a Jira-ból, majd az évek alatt fokozatosan bővült ez a funkcionalitás. A Jira egy feladatkövető, ügyféltámogató rendszer, amelynek sajnos az email támogatása nem elégíti ki a komolyabb felhasználói igényeket. Az emailes világot szerettünk volna integrálni a Jira-val, azért, hogy a lehető leghatékonyabb felhasználói eseteket is lehessen implementálni. Email This Issue for Jira-t használva a felhasználók olyan könnyedséggel tudtak emaileket küldeni, mintha csak a Gmail fiókjukat használnák. Ezáltal az adott issue mezőit, adatait meg lehet osztani minden érdekelt személlyel. Gyakorlatilag teljesen testre szabható az, hogy hogyan nézzen ki az email tartalma és kinézete. A kézzel küldött emaileken túl természetesen van lehetőség értesítéseket, automatikus emaileket is készíteni. Illetve nemcsak a Jira-ból kifelé működik a rendszer, hanem a beérkező leveleket is fel tudja dolgozni különböző szofisztikált módokon. Az Email This Issue for Jira rákapcsolódik a mail fiókra, az oda beeső emailt letölti, feldolgozza, és issue-t vagy kommentet készít belőle.

Mi indította el a változást?

Több nagyobb felhasználói számmal rendelkező ügyfelünk meglehetősen intenzíven kezdte el használni az Email This Issue for Jira-t. Kritikus fontosságú folyamatokat implementáltak az Email This Issue-val, amelyeknél az üzleti életükben elengedhetetlen a folyamatos és hibamentes működés. Sajnos az email világában sok rajtunk - az Email This Issue for Jira fejlesztőin - kívül eső hiba bejöhet. Az applikációt mi fejlesztjük, mindent megteszünk azért, hogy minél zökkenőmentesebben lehessen használni. Viszont a mi hatáskörünkön kívül esik, ha például az email kapcsolat megszűnik a mail fiókkal, és nem lehet fogadni vagy küldeni levelet. Alapvető fontosságúnak érezzük azt, hogy ezekben az esetekben a rendszergazdák értesítve legyenek.

Képzeld el a következő helyzetet:

> A mail fiók adminisztrátora megváltoztatja a jelszót, de ezt nem vezeti fel a Jira-ba. Az Email This Issue for Jira töltené le a leveleket, de sajnos ezt nem tudja megtenni. És ami a nagyobb baj, hogy nem tudunk szólni az adminisztrátoroknak, hogy probléma merült fel. Az Email This Issue for Jira felületén ezt lehet látni, de valljuk be, azt nem szokás gyakran ellenőrizgetni. A felhasználók elkezdik a saját bőrükön tapasztalni, és órákkal, vagy akár napokkal később jelzik az adminisztrátornak. Ez értékes kiesett időt, és elveszett emaileket jelent.

Arra szerettünk volna megoldást találni, hogy a hiba bekövetkezte és a javítás közötti időt a lehető legrövidebbre optimalizáljuk.

De hogyan lehet értesíteni az adminisztrátort?

Három hónap tervezés, fejlesztés és tesztelés után megtaláltuk a választ!

Elsőre talán az ugrik be, hogy csak küldünk neki egy emailt... de sajnos pont ez nem működik. Erre jött megoldásként, hogy az Atlassian körökben széleskörűen használt Slack-en és Opsgenie-n keresztül kapjon értesítést. Az Opsgenie különböző monitorozó mechanizmusai ha hibát érzékelnek a rendszerben, akkor értesítést küldenek. Így, ha problémát észlelünk az email rendszerében, akkor készítünk egy bejegyzést. Itt egy nagyon jó eszkalációs folyamatot követ végig: SMS-t küld, felhívja telefonon stb. az ügyeletest.

Méghozzá nemcsak ezt a két felületet támogatjuk, hanem minden olyat, amely rendelkezik REST API-val. Bármikor felmerül egy probléma, akkor 1 percen belül értesítést kap az adott konfigurált csatornára az adminisztrátor. Szinte azonnal be tudnak avatkozni, és javítani a hibát, ezáltal rengeteg időt megspórolva.

Nagyon büszkék vagyunk a csapatunkra! Úgy érezzük, hogy egy izgalmas és rugalmas koncepció született. Vágyunk arra, hogy az ügyfelek is visszaigazolják ezt. Az új Email This Issue for Jira-val egy olyan szintű üzembiztonságot ígértünk, amelyet más platformokkal nem tudnak elérni.

Mit szeretnénk fejleszteni a jövőben?

Rövid- és hosszútávon terveink között van a mail handler megújítása. Ha érdekel a régi mail handler kivezetésének lépései, és az új generációs mail handler bevezetése,nézd meg ezt a videónkat.

Jelenleg a Cloud, a Data Center és a Server verziók felhasználói felületei nem egységesek, ezen szeretnénk változtatni. Készülj egy teljesen újragondolt, látványos, könnyen érthető és szép UI-ra!

Atlassian korábbi bejelentése után, látható, hogy a legtöbbet eladott termékünk az Email This Issue for Jira Cloud verziója. Szeretnénk segíteni a Server-ről való migrációban, így kedveskedünk egy migrációs app-pal.

Rögtön utána az Email This Issue for Jira Cloud skálázódásának a megoldása a cél, ha ez sikerül, akkor gyakorlatilag végtelen felhasználót ki tudunk szolgálni. Méghozzá úgy, hogy a rendszer stabilitását nem veszélyezteti!

Nagyon köszönjük, hogy a mi termékünket választottátok, és választjátok nap mint nap!